Un passeport d'aménagements au travail est un document écrit simple qui enregistre les aménagements convenus et qui accompagne l'employé lors des changements de manager et de changements de poste. La fonction publique britannique utilise un passeport unifié dans tous les ministères, et NHS Employers et Acas recommandent des outils similaires. Ce guide explique comment en mettre un en place.

Guide de mise en œuvre : Passeport d'aménagements en milieu de travail pour les employeurs

Qu'est-ce qu'un Passeport d'aménagements en milieu de travail ?

Un Passeport d'aménagements en milieu de travail (également appelé « Passeport d'aménagements raisonnables », « Passeport sanitaire » ou « Passeport d'invalidité ») est un document volontaire, détenu par l'employé, qui enregistre :

Comment la condition ou le handicap de l'employé affecte son travail
Les aménagements et le soutien qui ont été convenus
La date à laquelle ces aménagements ont été convenus et par qui
Tout examen prévu et les aménagements possibles à l'avenir

Ce n'est pas un dossier médical et n'a pas besoin de contenir de détails cliniques. L'accent est mis sur ce dont l'employé a besoin au travail et ce qui a été convenu.

Pourquoi les Passeports fonctionnent

Un point commun où les aménagements raisonnables s'effondrent est un changement de responsable. Lorsqu'un responsable hiérarchique change, le nouveau responsable peut :

Ne pas être conscient des aménagements existants
Questionner si les aménagements sont toujours nécessaires
Appliquer involontairement des politiques qui entrent en conflit avec les aménagements (par exemple, une gestion rigide de la présence)

Un passeport résout ce problème en créant un dossier portable et transférable. Selon Acas, lorsqu'un responsable change, l'employé peut montrer à son nouveau responsable ce qui a été convenu, ce qui lui évite de recommencer le même processus.

Qui les utilise

Service civil britannique : Gère un Passeport d'aménagements en milieu de travail unifié du service civil dans tous les ministères, afin que les employés en situation de handicap ou souffrant d'un problème de santé puissent changer d'emploi plus facilement au sein du service civil. Les fonctionnaires qui changent de ministère sont conseillés de partager leur passeport actuel avec leur nouveau responsable hiérarchique.
NHS : NHS Employers suggère que les organisations du NHS pourraient envisager d'introduire un passeport sanitaire du NHS, qui permet aux individus d'enregistrer les obstacles auxquels ils font face et tout aménagement en milieu de travail déjà en place, et qui peut être utilisé avec les nouveaux responsables hiérarchiques.
Autres modèles : Le TUC publie une politique de passeport d'invalidité, et Acas renvoie au Passeport d'aménagement sanitaire sur GOV.UK.

Contenu d'un Passeport

Un bon modèle de passeport couvre six sections :

Section 1 : Informations sur l'employé

Nom, titre du poste, équipe
Préférences de contact (utile pour les employés neurodivergents qui préfèrent la communication écrite)

Section 2 : Mes besoins

Une description en langage simple des besoins en milieu de travail — pas de diagnostic, pas de langage médical. Exemples :

« J'ai besoin d'instructions écrites plutôt que verbales pour les tâches complexes »
« J'ai besoin de travailler à domicile les jours où j'ai besoin de me concentrer »
« J'ai besoin d'un espace de travail calme loin du bureau principal »
« J'ai besoin de points de suivi réguliers pour gérer l'anxiété autour des délais »

Section 3 : Aménagements convenus

Une liste spécifique de ce qui a été convenu, par exemple :

Heure de début flexible au lieu d'une heure de début fixe
Travail à distance 3 jours/semaine
Ordres du jour des réunions envoyés à l'avance par écrit
Casque anti-bruit (financé par l'employeur)

Section 4 : Équipement et technologie

Liste de tout équipement spécialisé ou logiciel en usage (important pour l'intégration informatique lorsque l'employé change de rôle).

Section 5 : Date d'examen convenue

Les aménagements doivent être examinés (non supprimés — examinés) régulièrement. Acas suggère de discuter régulièrement — par exemple tous les 6 mois — et chaque fois que quelque chose change, comme un changement de rôle, une nouvelle façon de travailler, ou une modification de l'état de la personne.

Section 6 : Signatures

L'employé et le responsable signent pour confirmer l'accord. Cela crée la responsabilité sans être lourd.

Comment mettre en œuvre un système de Passeport

Étape 1 : Concevoir votre modèle

Gardez-le court. Évitez le jargon médical. Rendez-le dirigé par l'employé — l'employé le remplit, le responsable contresigne.

Utilisez un modèle existant tel que le Passeport d'aménagements en milieu de travail du service civil, le passeport sanitaire du NHS, le modèle de passeport d'invalidité du TUC ou le Passeport d'aménagement sanitaire sur GOV.UK comme point de départ. Adaptez le langage à votre organisation.

Étape 2 : Former les responsables hiérarchiques

Une courte séance de sensibilisation couvrant :

Ce qu'est un passeport (et ce qu'il n'est pas — ce n'est pas un outil de gestion de la performance)
Comment traiter une demande de remplissage
Quoi faire en héritant d'un subordonné direct ayant un passeport

Étape 3 : Communiquer aux employés

Présentez-le de manière positive : « Ce document est le vôtre, et il vous suit partout. » Évitez de le présenter comme une exigence bureaucratique.

Canaux : intranet, matériels d'intégration, ERG d'invalidité, séances de sensibilisation des responsables hiérarchiques.

Étape 4 : Le stocker en toute sécurité

Le passeport est un document personnel. Il doit être :

Stocké de manière sécurisée (accessible à RH et à l'employé uniquement — pas dans un dossier partagé d'équipe)
Non divulgué aux nouveaux responsables sans le consentement de l'employé (l'employé devrait le partager lui-même avec son nouveau responsable)

Étape 5 : Surveiller l'adoption

Suivre le nombre de passeports en usage (anonymisés, agrégés). Si l'adoption est faible, la sensibilisation est probablement le goulot d'étranglement ; si les passeports sont créés mais les aménagements s'effondrent toujours, la formation des responsables doit être actualisée.

Modèle : Passeport d'aménagements en milieu de travail (Résumé)

PASSEPORT D'AMÉNAGEMENTS EN MILIEU DE TRAVAIL

Nom de l'employé : ________________________
Titre du poste : _____________________________
Date de remplissage : _______________________

MES BESOINS (avec mes propres mots) :
[L'employé complète — langage simple, aucun détail médical requis]

AMÉNAGEMENTS CONVENUS :
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

ÉQUIPEMENT / LOGICIEL EN USAGE :
___________________________________

DATE D'EXAMEN CONVENUE : _______________

Signature de l'employé : ___________________
Signature du responsable hiérarchique : ________________
Référence RH : _________________________

Contexte juridique

En Grande-Bretagne, les employeurs doivent faire des aménagements raisonnables par la loi selon la Equality Act 2010. Un Passeport d'aménagements en milieu de travail lui-même est un outil de bonne pratique, pas une exigence légale. Cependant, il fournit un dossier écrit montrant :

Que l'employeur a examiné et convenu des aménagements
Que l'employé a accepté ce qui a été mis en place
Qu'un processus d'examen est en place

Acas conseille de mettre les demandes d'aménagement par écrit ainsi que de les discuter, et un dossier clair est précieux en cas de différend.

Sources : Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record; Acas — Reasonable adjustments at work; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service); DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff

Passeport d'ajustements au travail : Guide de mise en œuvre pour les employeurs