Canllaw i Reolwyr ar Sgwrsiau Cyfaddawd: Sgriptiau, Arferion Gorau, a Gofynion Cyfreithiol

Cyflwyniad

Pan fydd gweithiwr yn codi angen cyfaddawd sy'n gysylltiedig â anabledd, gall ymateb y rheolwr benderfynu a fydd y canlyniad yn berthynas waith gynhyrchiol neu ddadl gyfreithiol gostus. Mae'r sgwrs gyntaf yn gosod y tôn ar gyfer popeth a ddaw ar ôl, ond ni chefir llawer o hyfforddiant gan lawer o reolwyr ar sut i drin y trafodaethau sensitif hyn.

Mae'r canllaw hwn yn darparu arweiniad ymarferol, gweithredol ar gyfer rheolwyr sy'n mynd trwy sgwrsiau cyfaddawd. Mae'n cynnwys yr hyn i'w ddweud a'r hyn i'w osgoi, sgriptiau sampl ar gyfer senarios cyffredin, gofynion dogfennaeth, rheolau cyfrinachedd, a throsolwg o'ch dyletswyddau cyfreithiol yn yr Unol Daleithiau, y Deyrnas Unedig, Canada, ac Awstralia.

Deall y Broses Ryngweithiol

Y broses ryngweithiol yw trafodaeth gydweithredol rhwng y cyflogwr a'r gweithiwr i nodi cyfaddawd effeithiol. Nid yw'n ddigwyddiad untro ond yn sgwrs barhaus a allai esblygu wrth i anghenion neu rôl y gweithiwr newid.

Eich Rôl fel Rheolwr

Fel rheolwr llinell flaen, chi yn aml yw'r person cyntaf y mae gweithiwr yn ei gysylltu ag ef. Mae eich cyfrifoldebau'n cynnwys:

• Cydnabod pryd y gallai gweithiwr fod yn gofyn am gyfaddawd (nid oes rhaid iddynt ddefnyddio geiriau penodol — o dan arweiniad EEOC yr Unol Daleithiau, gellir gwneud cais yn Saesneg plaen heb grybwyll y gyfraith na'r ymadrodd "cyfaddawd rhesymol")
• Ymateb yn gyflym, yn gadarnhaol, ac heb farnu
• Cymryd rhan mewn sgwrs dda-faith am gyfyngiadau swyddogaethol a datrysiadau posibl
• Dogfennaeth y sgwrs ac unrhyw gytundebau
• Anfon ymlaen i Adran Personél neu iechyd galwedigaethol pryd y bo'n briodol
• Gweithredu cyfaddawdau o fewn eich awdurdod
• Cynnal cyfrinachedd bob amser

Beth sy'n Cychwyn y Broses?

Nid oes rhaid i gais am gyfaddawd fod yn ffurfiol. Gall unrhyw un o'r datganiadau canlynol gan weithiwr gychwyn y broses ryngweithiol:

• "Rwy'n cael trafferth canolbwyntio oherwydd fy meddyginiaeth."
• "Rwy'n angen cymryd mwy o egwyl nag arfer am reswm meddygol."
• "Mae fy nhoctor yn dweud na ddylwn godi dim byd trwm."
• "Rwy'n cael trafferth gyda'r swyddfa agored oherwydd fy anxiety."
• "A yw'n bosibl gweithio o adref ar ddyddiau pan fydd fy nhgyflwr yn gwaedu?"

Os nad ydych yn siŵr a yw datganiad yn ffurfio cais am gyfaddawd, trintio fel un ydyw. Mae'n llawer gwell cychwyn y broses yn ddiangen na heb sylwi ar gais dilys.

Beth i'w Ddweud: Sgriptiau Sgwrs Sampl

Senario 1: Gweithiwr yn Gofyn am Newid Amserlen

Gweithiwr: "Rwyf wedi cael diagnosis o gyflwr sy'n gwneud y boreau yn anodd iawn. A fyddai'n bosibl dechrau'n hwyrach yn y bore?"

Ymateb Argymelledig: "Diolch am ddweud wrthyf. Rwy'n eisiau gwneud yn siŵr ein bod yn dod o hyd i rywbeth sy'n gweithio i chi ac i'r tîm. Gadewch i ni drafod yr hyn sydd ei angen arnoch chi. Nid oes rhaid i chi rannu eich diagnosis â mi — yr hyn yr hoffwn ei ddeall yw sut mae'r cyflwr yn effeithio ar eich gwaith a pha addasiadau amserlen fyddai'n helpu fwyaf. Byddaf hefyd yn cadw HR yn y darlun i wneud yn siŵr ein bod yn dilyn y broses gywir ac yn trefnu unrhyw ddogfennau. Sut mae hynny'n swnio?"

Senario 2: Gweithiwr yn Sôn am Anawsterau Heb Wneud Cais Uniongyrchol

Gweithiwr: "Rwyf wedi bod yn cael trafferth mawr gyda blinder yn ddiweddar. Mae'n anodd dod trwyddi yn y prynhawn."

Ymateb Argymelledig: "Rwy'n gwerthfawrogi eich bod yn dweud wrthyf. Rwy'n eisiau eich cefnogi yn unrhyw ffordd y gallaf. Weithiau mae blinder fel yna yn gysylltiedig â chyflwr iechyd — os yw hynny'n wir, mae gennym broses i archwilio cyfaddawdau a allai helpu, megis oriau wedi'u addasu, egwyl seibiant, neu newidiadau i'ch llwyth gwaith. A ydych chi eisiau archwilio hynny? Nid oes rhaid, ond mae'r opsiwn yno."

Senario 3: Gweithiwr yn Gofyn am Waith Pellgyrch

Gweithiwr: "Mae fy chyflwr cronig yn gwneud y daith yn dost iawn. Hoffwn weithio o adref ran o'r wythnos."

Ymateb Argymelledig: "Rwy'n deall, a rwy'n eisiau i ni weithio gyda'n gilydd ar ddatrysiad. Gadewch i mi edrych ar yr hyn sy'n bosibl ar gyfer eich rôl, a gallwn hefyd gysylltu HR i archwilio'r broses cyfaddawd ffurfiol. A allwch chi roi syniad i mi o ba ddyddiau neu dasgau fyddai'n fwyaf defnyddiol ei wneud o adref? Ac efallai y bydd angen nodyn gan eich meddyg sy'n disgrifio sut mae'r daith yn effeithio ar eich cyflwr — gall HR eich tywys trwy yr hyn sydd ei angen."

Senario 4: Gweithiwr yn Dychwelyd Ar Ôl Absenoldeb Meddygol Estynedig

Gweithiwr: "Rwyf yn dychwelyd ar ôl llawdriniaeth, a dywed fy nhoctor fod angen rhywfaint o gyfyngiadau arnaf am ychydig ffisoedd."

Ymateb Argymelledig: "Croeso nôl — rydym yn falch o'ch cael chi. Gadewch i ni eistedd a mynd trwy yr hyn y mae eich meddyg wedi'i argymell. Rwy'n eisiau gwneud yn siŵr ein bod yn eich gosod ar gyfer llwyddiant ac nad ydym yn eich gwthio'n rhy galed yn rhy gyflym. Gallwn edrych ar ddychweliad wedi'i deilwra os byddai hynny'n helpu, ac addasu eich dyletswyddau yn seiliedig ar yr hyn y mae eich tîm meddygol yn ei gynghori. Byddaf yn cydlynu â HR i wneud yn siŵr bod popeth wedi'i ddogfennu'n briodol."

Beth NID i'w Ddweud: Camgymeriadau Critigol i'w Osgoi

Peidiwch â Gofyn am y Diagnosis

• Anghywir: "Beth yn union yw eich cyflwr? Beth yw'r diagnosis?"
• Cywir: "A allwch chi ddweud wrthyf sut mae eich cyflwr yn effeithio ar eich gallu i wneud eich swydd?"

Rydych chi'n hawl deall cyfyngiadau swyddogaethol, nid diagnosis meddygol. Os oes angen dogfennaeth feddygol, gadewch i HR wneud y cais.

Peidiwch â Rhannu'r Gwybodaeth

• Anghywir (wrth gydweithiwr): "Dim ond i chi gael gwybod, mae gan Alex MS, felly rydym yn addasu'r amserlen."
• Cywir (wrth gydweithiwr): "Mae amserlen Alex yn newid am resymau personol. Dyma sut y bydd gwaith y tîm yn addasu."

Peidiwch ag Mynegi Amheuaeth neu Rwystredigaeth

• Anghywir: "Ydych chi'n siŵr ei fod ei angen ymlaen? Mae pobl eraill yn ymdopi heb."
• Anghywir: "Bydd hyn yn llawer o drafferth i'r gweddill o'r tîm."
• Cywir: "Gadewch i ni weithio gyda'n gilydd i ddod o hyd i ddatrysiad sy'n cwrdd â'ch anghenion ac yn cadw'r tîm yn rhedeg yn llyfn."

Peidiwch â Awgrymu bod y Gweithiwr yn Llai Galluog

• Anghywir: "Efallai nad yw'r rôl hon yn y ffit iawn i chi mwyach."
• Cywir: "Gadewch i ni ganolbwyntio ar pa addasiadau fyddai'n helpu i chi lwyddo yn y rôl hon."

Peidiwch â Oedi

• Anghywir: "Rydym yn brysur iawn ar hyn o bryd. A ellir i ni siarad am hyn y mis nesaf?"
• Cywir: "Rwy'n eisiau delio â hyn cyn gynted â phosibl. A allwn ni eistedd i lawr yfory i drafod? Yn y cyfamser, oes unrhyw beth y gallaf ei wneud ar unwaith i helpu?"

Gofynion Dogfennaeth

Mae dogfennaeth briodol yn diogelu'r cyflogwr a'r gweithiwr. Fel rheolwr, dylech ddogfennu:

1. Dyddiad a dull y cais cychwynnol (yn bersonol, trwy e-bost, ac ati)
2. Crynodeb o'r sgwrs: Yr hyn a ddisgrifiodd y gweithiwr am eu cyfyngiadau (nid eu diagnosis) a pha gyfaddawdau a drafodwyd
3. Camau a gymerwyd: Pa gyfaddawdau a gytunwyd arnynt, a weithredwyd, neu a gyfeiriwyd at HR
4. Amserlen dilyniant: Pryd y byddwch yn gwirio sut y mae'r cyfaddawd yn gweithio
5. Unrhyw newidiadau: Addasiadau i'r cyfaddawd dros amser a'r rhesymau drostynt

Rheolau Dogfennaeth Pwysig

• Cadw dogfennaeth gyfaddawd ar wahân i ffeil personél y gweithiwr ac mewn ffeil feddygol gyfrinachol
• Rhannu dogfennaeth dim ond gyda'r rhai sydd â rheswm dilys drostynt (HR, iechyd galwedigaethol, eich gadwyn reoli uniongyrchol os yw hynny'n angenrheidiol)
• Defnyddio iaith wrthrychol, ffeithiol — osgoi barn neu ddamcaniaeth am gyflwr y gweithiwr
• Cadw cofnodion hyd yn oed ar ôl i weithiwr adael, gan y gallai hawliadau cyfreithiol godi misoedd neu flynyddoedd yn ddiweddarach

Dyletswyddau Cyfrinachedd

Nid yw cyfrinachedd yn ddewisol. Yn yr Unol Daleithiau, mae rheoliadau'r ADA yn ei gwneud yn ofynnol i wybodaeth feddygol gael ei chadw ar ffurfiau ar wahân, mewn ffeiliau meddygol ar wahân, a'i thrin fel cofnod meddygol cyfrinachol; mae deddfau preifatrwydd a diogelu data yn gosod dyletswyddau tebyg mewn mannau eraill:

• Datgelu dim ond ar sail angen i wybod: Gellir dweud wrth oruchwyliwyr a rheolwyr am gyfyngiadau angenrheidiol ar waith neu ddyletswyddau'r gweithiwr ac am gyfaddawdau angenrheidiol, ond ni ddylid rhoi manylion meddygol iddynt. Gellir hysbysu personél cymorth cyntaf a diogelwch, pryd y bo'n briodol, os gallai'r anabledd fod angen triniaeth brys.
• Peidiwch â thrafod gyda chyd-weithwyr: Hyd yn oed datgeliadau da-iawn (""Roeddwn eisiau egluro pam mae Alex yn gadael yn gynnar"") yn torri cyfrinachedd oni bai bod y gweithiwr wedi rhoi caniatâd yn bendant.
• Storio diogel: Rhaid cadw unrhyw ddogfennaeth feddygol yn ddiogel, ar wahân i gofnodion personél cyffredinol, a mynediad dim ond i bersonél awdurdodedig.
• Cyfathrebiadau digidol: Byddwch yn ofalus gyda phost electronig a negeseuon. Ni ddylai gwybodaeth feddygol ymddangos mewn cadwyni e-bost cyffredinol, sianeli Slack, na gyriant rhannu.

Cyfaddawdau Tymhorol

Tra bo'r broses gyfaddawd ffurfiol ar y gweill (a gallai gymryd dyddiau neu wythnosau ar gyfer dogfennaeth, caffael offer, neu adolygiad HR), darparwch gyfaddawdau tymhorol lle bo'n bosibl:

• Caniatáu hyblygrwydd amserlen dros dro
• Caniatáu gwaith pellgyrch dros dro
• Ail-ddyrannu tasgau sydd â llafur corfforol dros dro
• Darparu gweithle tawel dros dro
• Caniatáu egwyliau ychwanegol

Mae cyfaddawdau tymhorol yn arddangos da-faith ac yn cadw'r gweithiwr yn cael ei gefnogi os yw'r broses yn cymryd mwy o amser na'r disgwyl. Mae arweiniad EEOC yn cydnabod y gall cyflogwyr ddarparu cyfaddawd dros dro tra bo datrysiad parhaol yn cael ei weithio allan.

Pryd i Ymgysylltu â HR, Cyfreithwyr, neu Iechyd Galwedigaethol

Anfon ymlaen i HR neu arbenigwyr eraill yn y sefyllfaoedd canlynol:

• Holl geisiadau cyfaddawd ffurfiol: Hyd yn oed os gallwch chi roi caniatâd i'r cais yn hawdd, dylai HR gael gwybod i sicrhau dogfennaeth briodol a chysondeb
• Ceisiadau sy'n gofyn am ddogfennaeth feddygol: Dylai HR drin holl geisiadau am wybodaeth feddygol
• Cyfaddawdau cymhleth neu gostus: Cyfaddawdau sy'n cynnwys costau sylweddol, ailstrwythuro swydd, neu newidiadau sefydliadol
• Pryderon perfformiad yn bodoli ynghyd â cheisiadau cyfaddawd: Mae llywio rheolaeth perfformiad ar gyfer gweithiwr sydd hefyd wedi gofyn am gyfaddawdau yn gofyn am arweiniad cyfreithiol gofalus
• Anghytundeb gweithiwr: Os na allwch chi a'r gweithiwr gytuno ar gyfaddawd effeithiol
• Pryderon diogelwch: Os yw'r cyfaddawd neu'r cyflwr sylfaenol yn codi pryderon diogelwch ar gyfer y gweithiwr neu eraill
• Amheuaeth o gamddefnydd: Os ydych chi'n amau nad yw cais am gyfaddawd yn ddilys (anaml, ond deliwch trwy HR — peidiwch â wynebu'r gweithiwr yn uniongyrchol)

Dyletswyddau Cyfreithiol Gwlad-Benodol ar gyfer Rheolwyr

Unol Daleithiau (ADA)

• Mae'r ADA yn ymgorffori cyflogwyr â 15 neu fwy o weithwyr
• Trin ymddygiad rheolwr yn eu rôl oruchwyliaeth fel ymddygiad y cyflogwr, felly gallai sgwrs a gamdynodwyd gan reolwr greu atebolrwydd i'r sefydliad
• Mae arweiniad EEOC yn disgwyl trafodaeth anffurfiol a ryngweithiol i nodi'r angen ac ymgynghori effeithiol — mae heb iddo yn creu risg tynghedfennol
• Mae gweithwyr wedi'u diogelu rhag dial am ofyn am gyfaddawd

Y Deyrnas Unedig (Deddf Cydraddoldeb 2010)

• Rhaid i gyflogwyr wneud addasiadau rhesymol yn ôl y gyfraith; yr hyn sy'n rhesymol gall dibynnu ar adnoddau'r cyflogwr (noda Acas y gallai cyflogwr bach beidio â gallu fforddio cymaint â sefydliad mawr)
• Gall y ddyletswydd codi heb gais — mae'n berthnasol pan fydd y cyflogwr yn gwybod, neu pan fyddai'n rhesymol disgwyl iddo wybod, bod rhywun yn anabledd, felly dylai rheolwyr ystyried addasiadau hyd yn oed cyn i weithiwr ofyn
• Yn wahanol i ddiswyddo anghyfiawn, nid oes terfyn statudol ar yr iawndal y gall Dribiwnlys Cyflogaeth ei ddyfarnau am wahaniaethu
• Gall gweithwyr, gan gynnwys rheolwyr, fod yn bersonol atebol am wahaniaethu y maent yn ei gyflawni yng nghwrs eu gwaith (adran 110 o'r Deddf Cydraddoldeb 2010)

Canada (Deddfwriaeth Hawliau Dynol)

• Mae deddfwriaeth hawliau dynol ffederal a rhanbarthol yn gosod dyletswydd i ymgynghori hyd at bwynt caled anghymesur
• Caled anghymesur yn golygu y byddai cyfaddawd yn costio gormod neu'n creu risgiau iechyd neu ddiogelwch — ac rhaid i'r cyflogwr ddarparu digon o dystiolaeth i ddibynnu arno
• Ni all gweithiwr fod yn dal allan am yr opsiwn delfrydol os yw cyfaddawd rhesymol yn cael ei gynnig
• Disgwylir i reolwyr gymryd rhan yn weithredol ac adeiladol yn y broses ymgynghori

Awstralia (DDA 1992)

• Mae'r DDA yn ymgorffori holl gamau cyflogaeth — cael swydd, termau a chyflyrau, hyfforddiant, hyrwyddo a diswyddo
• Rhaid i gyflogwyr ystyried addasiadau rhesymol; mae addasu yn rhesymol os nad yw'n gosod caled annheg ar y cyflogwr
• Gall Comisiwn Hawliau Dynol Awstralia ymchwilio i gwynion a cheisio eu datrys trwy gymodredd

Cyfeirlyfr Cyflym: Beth i'w Wneud a Beth i'w Osgoi

Adnoddau

• Job Accommodation Network (JAN) — Ymgynghoriad cyfaddawd am ddim a datrysiadau sampl
• EEOC Enforcement Guidance on Reasonable Accommodation — Arweiniad cyfreithiol manwl yr Unol Daleithiau
• Equality and Human Rights Commission (UK) — Arweiniad y cyflogwr yn y DU ar addasiadau rhesymol
• ACAS — Reasonable Adjustments (UK) — Arweiniad ymarferol y DU ar gyfer rheolwyr
• Canadian Human Rights Commission — Arweiniad dyletswydd i ymgynghori
• Australian Human Rights Commission — Adnoddau cydymffurfio DDA
• JobAccess Employer Toolkit (Australia) — Arweiniad cam-wrth-gam cyfaddawd ar gyfer cyflogwyr Awstralia