Rimelige tilpasninger: Komplet vejledning for arbejdsgivere i Storbritannien
Den juridiske pligt
Pligten til at foretage rimelige tilpasninger opstår i henhold til Equality Act 2010 (sektion 20). Det er det primære mekanisme, hvorigennem loven sikrer, at handicappede personer kan få adgang til beskæftigelse på lige vilkår.
Pligten har tre separate krav (led):
- Bestemmelse, kriterium eller praksis (PCP): Tilpas eller fjern en arbejdsregel eller praksis, der stiller en handicappet person i en væsentlig ulempe sammenlignet med ikke-handicappede personer.
- Fysisk egenskab: Fjern, ændr eller skab et rimeligt middel til at undgå en fysisk egenskab ved arbejdspladsen, der stiller en handicappet person i væsentlig ulempe.
- Hjælpemidler: Stil et hjælpemiddel eller en service til rådighed (f.eks. software, udstyr eller en støttemedarbejder), hvor dets fravær stiller en handicappet person i væsentlig ulempe.
Hvornår pligten opstår
Pligten opstår, når arbejdsgiveren ved eller kunne med rimelighed forventes at vide, at:
- Medarbejderen har et handicap, OG
- Medarbejderen sandsynligvis vil blive stillet i væsentlig ulempe uden tilpasninger
Arbejdsgiveren behøver ikke at få det formelt at vide. EHRC-kodekset siger, at arbejdsgivere skal gøre alt, hvad de med rimelighed kan forventes at gøre, for at finde ud af, om dette er tilfældet — for eksempel er det sandsynligvis rimeligt at diskutere med en arbejdstager, hvorvidt synlige vanskeligheder på arbejdet er forbundet med et handicap.
Hvad er "rimelig"?
Rimelighed vurderes fra sag til sag. EHRC's lovpligtige praksisstatement identificerer relevante faktorer:
- Effektivitet: Hvor sandsynligt er det, at tilpasningen fjerner ulempen?
- Praktikabilitet: Er det praktisk at foretage?
- Omkostninger og forstyrrelser: Hvad er de økonomiske og øvrige omkostninger, og hvor meget forstyrrelse vil det forårsage?
- Arbejdsgivers ressourcer: Omfanget af arbejdsgivers økonomiske og øvrige ressourcer og organisationens type og størrelse
- Tilgængelighed af økonomisk/øvrig bistand: For eksempel hjælp gennem Access to Work
Vigtigt: Pligten er at foretage tilpasninger, der er rimelige — ikke alle mulige tilpasninger og ikke enhver tilpasning, som medarbejderen ønsker. Access to Work erstatter ikke arbejdsgivers egen juridiske pligt.
Den interaktive proces
God praksis er en interaktiv proces — en ægte, åben samtale mellem arbejdsgiver og medarbejder om at identificere de mest effektive tilpasninger.
Trin 1: Genkend udløseren
Har medarbejderen oplyst om et handicap? Har sygefravær eller præstationer rejst et spørgsmål? Har OH henvist medarbejderen?
Trin 2: Indbyd til samtale
Vent ikke på, at medarbejderen formelt anmoder om en tilpasning. Inviter dem proaktivt til at diskutere deres behov:
> "Jeg ønsker at sikre, at du har alt, hvad du har brug for for at udføre dit arbejde godt. Kan vi afsætte tid til at diskutere, hvordan vi kan støtte dig?"
Trin 3: Indsaml oplysninger
- Spørg medarbejderen, hvilke tilpasninger de mener ville være nyttige
- Overvej arbejdsmedicinsk rådgivning (OH-henvisning er passende for komplekse sager — bemærk at OH rådgiver arbejdsgiveren, den træffer ikke beslutninger for arbejdsgiveren)
- Kontakt Access to Work, hvis specialiseret udstyr eller support kan være nødvendig
Trin 4: Aftale tilpasninger
Dokumenter de aftalte tilpasninger skriftligt (et "rimelige tilpasninger-pas" er et ideelt middel). Vær specifik om:
- Hvad tilpasningen er
- Hvor længe den er gyldig
- Gennemgangsdato
Trin 5: Gennemgang
Planlæg en gennemgang. Tilpasninger bør gennemgås (ikke fjernes) med aftalte intervaller og når vilkårene ændrer sig. En gennemgang er en mulighed for at vurdere, hvad der fungerer, og foretage ændringer.
Almindelige tilpasninger efter kategori
Arbejdsarrangementer
- Fleksible start-/sluttidspunkter
- Deltid eller komprimerede timer
- Fjernarbejde/hybridarbejde
- Gradvis tilbagevenden til arbejde efter fravær
- Flytning af medarbejderen til en anden stilling (når ingen tilpasning ville gøre det muligt for dem at fortsætte i deres nuværende job)
Fysisk miljø
- Tilgængeligt parkeringssted
- Ergonomisk stol eller skrivebord
- Stille arbejdsplads
- Reduceret belysning ved arbejdsstationen
Udstyr og teknologi
- Skærmlæsersoftware (JAWS, NVDA)
- Tale-til-tekst-software (Dragon)
- Justerbar monitorstativ
- Specialiseret tastatur eller mus
- Materiale i stort format
Opgave- og procestilpasninger
- Skriftlige vejledninger til komplekse opgaver
- Ekstra tid til skriftligt arbejde
- Reduceret tempo eller justerede mål under genopretningsperioder
- Buddy-system eller jobcoaching
Kommunikationstilpasninger
- Tegnsprogstolk til møder
- Skriftlige mødeordener på forhånd
- Skriftlig i stedet for mundtlig feedback
Hvornår arbejdsgiveren kan afslå
En arbejdsgiver kan afslå at foretage en tilpasning, hvis det ikke er rimelig. Faktorer, der kan gøre en tilpasning urimelig:
- Uoverkomelig omkostning i forhold til arbejdsgivers størrelse (dog kan Access to Work svække dette argument)
- Tilpasning ville grundlæggende ændre stillingens art
- Tilpasning er upraktisk givet det fysiske miljø
Dog: Loven tillader ikke, at en undladelse af at foretage en rimelig tilpasning kan retfærdiggøres. Og i henhold til lovens bevisbyrderegler, når en medarbejder viser fakta, hvorudfra en domstol kunne afgøre, at pligten blev overtradt, er det op til arbejdsgiveren at vise, at dette ikke var tilfældet. Arbejdsgivere bør kunne vise, at de ægtelig udforsket alternativer, før de afslår.
Uenigheder
Hvis en medarbejder og arbejdsgiver er uenige om, hvorvidt en tilpasning er rimelig:
- Eskalér internt — HR eller en højere placeret leder bør gennemgå afgørelsen, eller medarbejderen kan rejse en formel klage
- Arbejdsmedicinsk gennemgang — en uafhængig arbejdsmedicinsk vurdering kan give et neutralt perspektiv
- Acas tidlig forlig — en Acas-mægler forsøger at hjælpe begge parter med at nå frem til enighed; Acas skal underrettes, før en tribunalklage kan indgives
- Arbejdsretten — i de fleste tilfælde skal krav indgives inden 3 måneder minus 1 dag efter undladelsen af at tilpasse (underret Acas inden for denne tidsgrænse)
Nøglesager
| Sag | Principper |
|---|---|
| Archibald v Fife Council [2004] | Pligten kan omfatte at overføre en medarbejder, der ikke længere kan udføre deres job, til en stilling, de kan udføre, uden konkurrencegranskning |
| Environment Agency v Rowan [2008] | Domstolen skal identificere PCP'en og arten og omfanget af den væsentlige ulempe, før de vurderer tilpasningen |
| Leeds Teaching Hospital NHS Trust v Foster [2011] | En tilpasning behøver ikke have udsigt til at fjerne ulempen for at være rimelig — en reel mulighed er tilstrækkelig |
| G4S Cash Solutions v Powell [2016] | Beskyttelsen af lønnen for en medarbejder, der genudstationeres til en lavere betalt stilling, kan principielt være en rimelig tilpasning |
Kilder: Equality Act 2010 (sektion 20, 123, 136 og Schedule 8); EHRC Employment Statutory Code of Practice (2011); Acas vejledning om rimelige tilpasninger, tidlig forlig og diskriminationskrav; GOV.UK Access to Work.