Eine praktische Schritt-für-Schritt-Onboarding-Checkliste für HR, die Unterkunftsfragebögen vor Arbeitsbeginn, IT-Einrichtung, Arbeitsplatzbewertung, Kommunikationspräferenzen und Notfallverfahren abdeckt.

Die Onboarding-Checkliste für Anpassungen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Personalabteilung

So verwenden Sie diese Checkliste

Diese Checkliste stellt sicher, dass jeder neue Mitarbeiter – unabhängig von einer Behinderung – bereits vor oder am ersten Arbeitstag Anpassungen erhalten hat. Nutzen Sie sie als Standard-Teil Ihres Onboarding-Prozesses für alle neuen Mitarbeiter, nicht nur für diejenigen, die eine Behinderung offenlegen. Dies normalisiert Anpassungen und vermeidet, dass Menschen ausgegrenzt werden.

4 Wochen vor dem Startdatum

Fragebogen zu Anpassungsbedarfen an alle neuen Mitarbeiter versenden (siehe Vorlage unten)

Antworten überprüfen und erforderliche Anpassungen ermitteln

Den Mitarbeiter kontaktieren, um spezifische Bedarfe zu besprechen, falls Klarstellungen erforderlich sind

Beschaffung von Spezialausrüstung starten (2–4 Wochen Lieferfrist einplanen)

Den Mitarbeiter über externe Fördermöglichkeiten informieren: Im Vereinigten Königreich kann der Mitarbeiter selbst Access to Work beantragen (bis zu 12 Wochen vor Arbeitsbeginn); in den USA kann eine staatliche Berufsrehabilitationsbehörde (VR) helfen

Arbeitsplatzbeurteilung buchen, falls der Mitarbeiter komplexe Bedarfe hat

2 Wochen vor dem Startdatum

Lieferdaten von Spezialausrüstung bestätigen

IT-Systeme für Barrierefreiheit konfigurieren:

- [ ] Bildschirmleseoprogramm installiert und lizenziert

- [ ] Anzeigeeinstellungen angepasst (Schriftgröße, Kontrast, Farbschema)

- [ ] Spracherkennungssoftware installiert, falls erforderlich

- [ ] Alternative Tastatur und Maus angeschlossen

Arbeitsplatz vorbereiten:

- [ ] Höhenverstellbarer Schreibtisch auf korrekter Höhe bestätigt

- [ ] Stuhl, der den Anforderungen des Mitarbeiters gerecht wird

- [ ] Ausreichend Platz zum Durchgehen für Rollstuhl, falls zutreffend

- [ ] Nähe zu barrierefreien Toiletten und Ausgängen

Vorgesetzten über Anpassungsplan briefen (mit Zustimmung des Mitarbeiters)

Buddy über relevante Anpassungen briefen (mit Zustimmung des Mitarbeiters)

Personal Emergency Evacuation Plan (PEEP) entwickeln, falls erforderlich

Onboarding-Materialien in barrierefreien Formaten vorbereiten:

- [ ] Großdruck- oder digitale Versionen verfügbar

- [ ] Schulungsvideos mit Untertiteln

- [ ] Bildschirmleser-kompatible Dokumente

1 Woche vor dem Startdatum

Bestätigen, dass alle Ausrüstungen vorhanden und getestet sind

Itinerarium der ersten Woche im bevorzugten Format des Mitarbeiters versenden

Barrierefreie Parkplatz- oder Transportbedingungen bestätigen

Sicherstellen, dass der Gebäudezugang (Chipkarte, Codes) für barrierefreie Wege funktioniert

Empfang/Sicherheit über Ankunftsregelungen briefen

Erster Arbeitstag

Eine namentlich benannte Person begrüßt den Mitarbeiter an einem barrierefreien Eingang

Besichtigung des Arbeitsplatzes mit Fokus auf barrierefreie Einrichtungen

Ausrüstungsdemonstration und Anpassung

PEEP-Durchgang (falls zutreffend)

Buddy-Einführung

IT-Zugang mit Hilfstechnologie bestätigt und funktionsfähig

Tagesendkontrolle: „Funktioniert alles? Gibt es etwas, das wir anpassen müssen?"

Erste Woche

Tägliche Kurzkontakte (5 Minuten, nicht aufdringlich)

Bestätigen, dass alle Schulungsmaterialien barrierefrei sind

Wirksamkeit der Anpassungen überwachen

Unerwartete Barrieren sofort beheben

Fragebogen zu Anpassungsbedarfen – Vorlage

An ALLE neuen Mitarbeiter versenden (normalisiert den Prozess):

„Wir möchten sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um Ihre beste Leistung zu erbringen. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie eine der folgenden Anpassungen benötigen:

Arbeitsplatz: (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch, spezieller Stuhl, ruhiger Arbeitsbereich, Nähe zu Einrichtungen)
Technologie: (z. B. Bildschirmleser, Spracherkennung, Vergrößerung, alternative Tastatur/Maus)
Kommunikation: (z. B. schriftliche Anweisungen bevorzugt, Tagesordnungen im Voraus, Gebärdensprachdolmetscher)
Zeitplan: (z. B. flexible Startzeiten, regelmäßige Pausen, Tage im Homeoffice)
Umgebung: (z. B. Beleuchtungsanpassungen, Lärmreduzierung, Temperaturvorlieben)
Sonstiges: (bitte beschreiben)

Alle Antworten sind vertraulich und werden nur mit denjenigen geteilt, die an der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes beteiligt sind. Falls Sie lieber persönlich sprechen möchten, kontaktieren Sie bitte [Name der HR-Person] unter [E-Mail/Telefon]."

Ressourcen

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (UK): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

Die Checkliste für die unterkunftsgerechte Onboarding: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für HR