Een praktische stap-voor-stap onboarding checklist voor HR met voorbereidende accommodatievragenlijsten, IT-setup, werkruimte beoordeling, communicatievoorkeuren en noodprocedures.

De Onboarding-Checklist voor Accommodaties: Een Stapsgewijze Gids voor HR

Hoe U Deze Checklist Gebruikt

Deze checklist zorgt ervoor dat elke nieuwe medewerker — ongeacht of zij een beperking hebben — accommodaties op hun eerste werkdag of daarvoor heeft geregeld. Gebruik dit als een standaardonderdeel van uw onboardingproces voor alle nieuwe medewerkers, niet alleen voor degenen die een beperking melden. Dit normaliseert accommodaties en voorkomt dat mensen zich geïsoleerd voelen.

4 Weken Voor de Startdatum

Stuur een vragenlijst over behoeften op het gebied van accommodaties (zie onderstaande sjabloon) naar alle nieuwe medewerkers

Bekijk de antwoorden en bepaal welke accommodaties nodig zijn

Neem contact op met de medewerker om specifieke behoeften te bespreken als de antwoorden op de vragenlijst verduidelijking behoeven

Begin met de aankoop van gespecialiseerde apparatuur (rekening houden met 2–4 weken levertijd)

Informeer de medewerker over externe financiering: in het VK kan de medewerker zelf Access to Work aanvragen (tot 12 weken voor aanvang); in de VS kan een staatsbureaus voor beroepsrehabilitatie (VR) helpen

Boek een werkplekbeoordeling als de medewerker complexe behoeften heeft

2 Weken Voor de Startdatum

Bevestig de leveringsdatums van gespecialiseerde apparatuur

Configureer IT-systemen voor toegankelijkheid:

- [ ] Schermleessoftware geïnstalleerd en gelicentieerd

- [ ] Weergave-instellingen aangepast (tekengrootte, contrast, kleurenschema)

- [ ] Spraakherkenningssoftware geïnstalleerd indien nodig

- [ ] Alternatieve toetsenbord- en muisapparaten verbonden

Bereid werkplek voor:

- [ ] Hoogteverstelbaa bureau bevestigd op juiste hoogte

- [ ] Stoel geschikt voor de behoeften van de medewerker

- [ ] Voldoende circulatieruimte voor rolstoel indien van toepassing

- [ ] Nabijheid van toegankelijke toiletten en uitgangen

Informeer de lijnmanager over het accommodatieplan (met toestemming van de medewerker)

Informeer de buddy over relevante aanpassingen (met toestemming van de medewerker)

Ontwikkel een Persoonlijk Evacuatieplan voor Noodgevallen (PEEP) indien nodig

Bereid onboardingmateriaal voor in toegankelijke formaten:

- [ ] Versies met groot lettertype of digitale versies beschikbaar

- [ ] Trainingsvideos met ondertitels

- [ ] Documenten die compatibel zijn met schermlezers

1 Week Voor de Startdatum

Bevestig dat alle apparatuur aanwezig is en getest

Stuur het itineratium voor de eerste week in het voorkeursformaat van de medewerker

Bevestig toegankelijke parkeer- of vervoersregelingen

Zorg ervoor dat de gebouwtoegang (sleutelkaart, codes) werkt voor toegankelijke routes

Informeer receptie/beveiliging over aankomstregelingen

Eerste Dag

Een benoemde persoon begroet de medewerker bij een toegankelijke ingang

Rondleiding over de werkplek met focus op toegankelijke faciliteiten

Demonstratie en aanpassing van apparatuur

PEEP-rondleiding (indien van toepassing)

Introductie met buddy

IT-toegang bevestigd werkend met ondersteunende technologie

Controle aan het einde van de dag: "Werkt alles goed? Is er iets wat we moeten aanpassen?"

Eerste Week

Dagelijkse korte controles (5 minuten, niet opdringerig)

Bevestig dat alle trainingsmaterialen toegankelijk zijn

Controleer de effectiviteit van accommodaties

Pak onverwachte obstakels onmiddellijk aan

Sjabloon Vragenlijst Behoeften op het Gebied van Accommodaties

Stuur dit naar ALLE nieuwe medewerkers (normaliseert het proces):

"We willen ervoor zorgen dat u alles hebt wat u nodig hebt om goed werk te leveren. Laat ons alstublieft weten of u een van de volgende aanpassingen nodig hebt:

- Werkplek: (bijvoorbeeld hoogteverstellbaar bureau, specifieke stoel, rustige werkplek, nabijheid van faciliteiten)

- Technologie: (bijvoorbeeld schermlezer, spraakherkenning, vergroting, alternatief toetsenbord/muis)

- Communicatie: (bijvoorbeeld schriftelijke instructies voorkeur, agendapunten vooraf, gebarentolkinzetting)

- Schema: (bijvoorbeeld flexibele starttijden, regelmatige pauzes, thuiswerken)

- Omgeving: (bijvoorbeeld verlichtingsaanpassingen, geluiddemping, temperatuurvoorkeur)

- Overige: (beschrijf alstublieft)

Alle antwoorden zijn vertrouwelijk en worden alleen gedeeld met degenen die betrokken zijn bij het inrichten van uw werkplek. Als u dit liever persoonlijk wilt bespreken, neem dan contact op met [HR-naam] op [e-mail/telefoonnummer]."

Bronnen

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (VK): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

# De Voorbereide Onboardingchecklist: Een Stap-voor-Stapgids voor HR