En praktisk trinn-for-trinn sjekkliste for HR-onboarding som dekker spørreskjemaer om tilrettelegging før oppstart, IT-oppsett, vurdering av arbeidsområde, kommunikasjonspreferanser og nødprosedyrer.

Onboarding-sjekklisten for tilrettelegging: En steg-for-steg-guide for HR

Slik bruker du denne sjekklisten

Denne sjekklisten sikrer at alle nyansatte – uavhengig av funksjonsnedsettelse – har tilrettelegging på plass før eller på deres første dag. Bruk den som en standard del av onboarding-prosessen for alle nyansatte, ikke bare de som opplyser om funksjonsnedsettelse. Dette normaliserer tilrettelegging og unngår å isolere enkeltpersoner.

4 uker før startdato

Send spørreskjema om tilrettelegingsbehov (se mal nedenfor) til alle nyansatte

Gjennomgå svarene og identifiser eventuelle tilrettelegginger som er nødvendig

Kontakt den ansatte for å diskutere spesifikke behov hvis spørreskjema-svarene krever avklaring

Begynn innkjøp av eventuelt spesialisert utstyr (beregn 2–4 ukers leveringstid)

Informer den ansatte om ekstern finansiering: i Storbritannia kan den ansatte søke om Access to Work selv (inntil 12 uker før start); i USA kan et statlig yrkesforberedende (VR) byrå hjelpe

Book en arbeidsplassvurdering hvis den ansatte har komplekse behov

2 uker før startdato

Bekreft leveringsdatoer for spesialisert utstyr

Konfigurer IT-systemer for tilgjengelighet:

- [ ] Skjermleser-programvare installert og lisensiert

- [ ] Skjerminnstillinger justert (skriftstørrelse, kontrast, fargevalg)

- [ ] Talestyringsprogramvare installert om nødvendig

- [ ] Alternative tastatur og mus tilkoblet

Forbered arbeidsplassen:

- [ ] Høydejusterbart skrivebord bekreftet på riktig innstilling

- [ ] Stol som passer for den ansattes behov

- [ ] Tilstrekkelig sirkulasjonsplass for rullestol hvis aktuelt

- [ ] Nærhet til tilgjengelige toaletter og utganger

Informer nærmeste leder om tilretteleggingsplan (med den ansattes samtykke)

Informer buddy om relevante tilpasninger (med den ansattes samtykke)

Utvikl Personal Emergency Evacuation Plan (PEEP) om nødvendig

Forbered onboarding-materialer i tilgjengelige formater:

- [ ] Stor skrift eller digitale versjoner tilgjengelig

- [ ] Oppsummering av treningsvideoer

- [ ] Skjermleser-kompatible dokumenter

1 uke før startdato

Bekreft at alt utstyr er på plass og testet

Send itinerary for første uke i den ansattes foretrukne format

Bekreft tilgjengelig parkering eller transportordninger

Sikre at byggetilgang (nøkkelkort, koder) fungerer for tilgjengelige ruter

Informer resepsjon/sikkerhet om ankomstordninger

Første dag

Navngitt person hilser den ansatte ved en tilgjengelig inngang

Omvisning på arbeidsplassen med fokus på tilgjengelige fasiliteter

Demonstrasjon og justering av utstyr

PEEP-gjennomgang (om aktuelt)

Introduksjon til buddy

IT-tilgang bekreftet som fungerer med hjelpeteknologi

Avsluttende sjekk: «Fungerer alt? Er det noe vi må justere?»

Første uke

Daglige korte sjekk-ins (5 minutter, ikke påtrengende)

Bekreft at alle treningmaterialer er tilgjengelige

Overvåk effektiviteten av tilretteleggingen

Håndter eventuelle uventede hindringer umiddelbart

Spørreskjema om tilrettelegingsbehov – mal

Send dette til ALLE nyansatte (normaliserer prosessen):

«Vi ønsker å sikre at du har alt du trenger for å gjøre ditt beste arbeid. Vær vennlig og fortell oss hvis du trenger noen av følgende tilpasninger:

- Arbeidsplassen: (f.eks. høydejusterbart skrivebord, spesifikk stol, stille arbeidsområde, nærhet til fasiliteter)

- Teknologi: (f.eks. skjermleser, talestyring, forstørring, alternativt tastatur/mus)

- Kommunikasjon: (f.eks. skriftlige instruksjoner foretrukket, møteagendaer på forhånd, tolking for tegnspråk)

- Timeplan: (f.eks. fleksibel starttid, regelmessige pauser, hjemmearbeidsdager)

- Miljø: (f.eks. lysingstilpasninger, støyreduksjon, temperaturpreferanser)

- Annet: (vennligst beskriv)

Alle svar er konfidensielle og deles kun med de som er involvert i oppsettet av arbeidsplassen din. Hvis du foretrekker å diskutere dette ansikt-til-ansikt, kontakt [HR-navn] på [e-post/telefon].»

Ressurser

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (Storbritannia): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

Sjekklisten for tilretteleggingsklar inntak: En trinn-for-trinn veiledning for HR