Aménagements raisonnables : Guide complet de l'employeur au Royaume-Uni
L'obligation légale
L'obligation d'aménagement raisonnable découle de la Loi sur l'égalité de 2010 (section 20). C'est le mécanisme principal par lequel la Loi garantit que les personnes handicapées peuvent accéder à l'emploi dans des conditions d'égalité.
L'obligation comporte trois exigences distinctes (volets) :
- Disposition, critère ou pratique (DCP) : Ajuster ou supprimer une règle de travail ou une pratique qui désavantage considérablement une personne handicapée par rapport aux personnes non handicapées.
- Caractéristique physique : Supprimer, modifier ou prévoir un moyen raisonnable d'éviter une caractéristique physique du lieu de travail qui désavantage considérablement une personne handicapée.
- Aides auxiliaires : Fournir une aide ou un service auxiliaire (par exemple, un logiciel, un équipement ou un travailleur de soutien) dont l'absence désavantage considérablement une personne handicapée.
Moment où l'obligation naît
L'obligation naît lorsque l'employeur sait ou pourrait raisonnablement s'attendre à savoir que :
- Le salarié est handicapé, ET
- Le salarié risque d'être désavantagé considérablement sans aménagements
L'employeur n'a pas besoin d'être informé formellement. Le Code de la CEHR indique que les employeurs doivent faire tout ce qu'on peut raisonnablement attendre d'eux pour déterminer si c'est le cas — par exemple, il sera probablement raisonnable de discuter avec un travailleur si les difficultés visibles au travail sont liées à un handicap.
Qu'est-ce qui est « raisonnable » ?
La raisonnabilité s'évalue au cas par cas. Le Code statutaire de pratique de la CEHR identifie des facteurs pertinents :
- Efficacité : Quelle est la probabilité que l'aménagement supprime le désavantage ?
- Praticabilité : Est-il pratique de le réaliser ?
- Coût et perturbation : Quels sont les coûts financiers et autres, et quel degré de perturbation cela causera-t-il ?
- Ressources de l'employeur : L'étendue des ressources financières et autres de l'employeur, ainsi que le type et la taille de l'organisation
- Disponibilité d'aide financière ou autre : Par exemple, l'aide via Access to Work
Important : L'obligation est de réaliser des aménagements qui sont raisonnables — non tous les aménagements possibles, et non tout aménagement que demande le salarié. Access to Work ne remplace pas l'obligation légale propre de l'employeur.
Le processus interactif
La bonne pratique est un processus interactif — une véritable conversation ouverte entre l'employeur et le salarié pour identifier les aménagements les plus efficaces.
Étape 1 : Reconnaître le déclencheur
Le salarié a-t-il déclaré un handicap ? Un absences pour maladie ou une baisse de performance a-t-elle soulevé une question ? Le département de la santé au travail (SAT) a-t-il orienté le salarié ?
Étape 2 : Inviter une conversation
N'attendez pas que le salarié demande formellement un aménagement. Invitez-le de manière proactive à discuter de ses besoins :
> « Je veux m'assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour bien faire votre travail. Pouvons-nous prendre du temps pour discuter de la façon dont nous pouvons vous soutenir ? »
Étape 3 : Recueillir des informations
- Demandez au salarié quels aménagements il pense qui l'aideraient
- Examinez les conseils de la santé au travail (une orientation SAT est appropriée pour les cas complexes — noter que la SAT conseille l'employeur, elle ne prend pas de décisions pour l'employeur)
- Consultez Access to Work si un équipement spécialisé ou un soutien peut être nécessaire
Étape 4 : Convenir des aménagements
Documentez les aménagements convenus par écrit (un passeport d'aménagements raisonnables est un outil idéal). Soyez précis sur :
- En quoi consiste l'aménagement
- Pendant combien de temps il sera en place
- Date de révision
Étape 5 : Examen
Programmez un examen. Les aménagements doivent être examinés (non supprimés) à des intervalles convenus et chaque fois que les circonstances changent. Un examen est une occasion d'évaluer ce qui fonctionne et d'apporter des modifications.
Aménagements courants par catégorie
Modalités de travail
- Horaires de début/fin flexibles
- Travail à temps partiel ou horaires comprimés
- Travail à distance/hybride
- Retour progressif au travail après absence
- Mutation du salarié à un poste différent (si aucun aménagement ne lui permettrait de poursuivre dans son poste actuel)
Environnement physique
- Parking accessible
- Chaise ou bureau ergonomique
- Espace de travail calme
- Éclairage réduit au poste de travail
Équipement et technologie
- Logiciel de lecteur d'écran (JAWS, NVDA)
- Logiciel de reconnaissance vocale (Dragon)
- Support de moniteur réglable
- Clavier ou souris spécialisé
- Matériel en grands caractères
Aménagements des tâches et processus
- Instructions écrites pour les tâches complexes
- Temps supplémentaire pour les travaux écrits
- Rythme réduit ou cibles ajustées pendant les périodes de récupération
- Système de parrainage ou coaching professionnel
Aménagements de la communication
- Interprète en langue des signes britannique pour les réunions
- Ordres du jour des réunions fournis à l'avance
- Retours écrits plutôt que verbaux
Quand l'employeur peut refuser
Un employeur peut refuser de réaliser un aménagement s'il n'est pas raisonnable. Les facteurs qui peuvent rendre un aménagement déraisonnable :
- Coût prohibitif par rapport à la taille de l'employeur (bien que Access to Work puisse affaiblir cet argument)
- L'aménagement modifierait fondamentalement la nature du poste
- L'aménagement est impractique compte tenu de l'environnement physique
Cependant : La Loi n'autorise pas un manquement à faire un aménagement raisonnable à être justifié. Et selon la règle du fardeau de la preuve de la Loi, une fois qu'un salarié démontre des faits dont un tribunal pourrait décider que l'obligation a été violée, c'est à l'employeur de montrer qu'elle ne l'a pas été. Les employeurs doivent être en mesure de montrer qu'ils ont véritablement exploré les alternatives avant de refuser.
Désaccords
Si un salarié et un employeur ne s'accordent pas sur le caractère raisonnable d'un aménagement :
- Escalade interne — les RH ou un responsable supérieur doivent examiner la décision, ou le salarié peut introduire un grief officiel
- Examen de la santé au travail — une évaluation SAT indépendante peut fournir un point de vue neutre
- Conciliation précoce Acas — un conciliateur Acas tente d'aider les deux parties à parvenir à un accord ; Acas doit être notifié avant qu'une réclamation devant le tribunal puisse être introduite
- Tribunal du travail — dans la plupart des cas, les réclamations doivent être engagées dans les 3 mois moins 1 jour à compter du manquement à l'aménagement (notifier Acas dans ce délai)
Cas clés
| Affaire | Principe |
|---|---|
| Archibald v Fife Council [2004] | L'obligation peut s'étendre à transférer un salarié qui ne peut plus faire son travail à un poste qu'il peut faire, sans entrevue compétitive |
| Environment Agency v Rowan [2008] | Le tribunal doit identifier la DCP et la nature et l'étendue du désavantage considérable avant d'évaluer l'aménagement |
| Leeds Teaching Hospital NHS Trust v Foster [2011] | Un aménagement n'a pas besoin d'avoir une « bonne » perspective de suppression du désavantage pour être raisonnable — une perspective réelle suffit |
| G4S Cash Solutions v Powell [2016] | Protéger le salaire d'un salarié redéployé à un poste moins bien rémunéré peut, en principe, être un aménagement raisonnable |
Sources : Loi sur l'égalité de 2010 (sections 20, 123, 136 et annexe 8) ; Code statutaire de pratique en matière d'emploi de la CEHR (2011) ; Orientations Acas sur les aménagements raisonnables, la conciliation précoce et les réclamations en discrimination ; GOV.UK Access to Work.