Pasbort Addasiadau'r Gweithle yw cofnod ysgrifenedig syml o'r addasiadau y cytunwyd arnynt sy'n symud gyda'r cyflogai drwy newidiadau rheolwr a newidiadau rôl. Mae Gwasanaeth Iechyd Prydain yn rhedeg pasbort unedig ar draws adrannau, ac mae Cyflogwyr y GIG ac Acas yn argymell offer tebyg. Mae'r canllaw hwn yn esbonio sut i weithredu un.

Pasport Addasiadau'r Gweithle: Llawlyfr Gweithredu ar gyfer Cyflogwyr

Beth Yw Pasport Addasiadau'r Gweithle?

Pasport Addasiadau'r Gweithle (a alwir hefyd yn "Basbort Addasiadau Rhesymol", "Pasport Iechyd" neu "Basbort Anabledd") yw dogfen wirfoddol sy'n eiddo i'r gweithiwr sy'n cofnodi:

Sut mae cyflwr neu niwed y gweithiwr yn effeithio ar ei waith
Yr addasiadau a'r cymorth sydd wedi cael eu cytuno
Y dyddiad cytunwyd ar yr addasiadau hynny a phwy a'u cytuniodd
Unrhyw adolygiadau a gynlluniwyd ac addasiadau posibl yn y dyfodol

Nid yw'n cofnod meddygol ac nid oes angen manylion clinigol. Y ffocws yw beth sydd ei angen ar y gweithiwr yn y gwaith a beth sydd wedi cael ei cytuno.

Pam mae Pasbortau'n Gweithio

Pwynt cyffredin lle mae addasiadau rhesymol yn torri i lawr yw newid rheolwr. Pan fydd rheolwr llinell yn symud ymlaen, gallai'r rheolwr newydd:

Fethu ag ymwybodoli addasiadau sy'n bodoli
Holi a ydynt yn dal i fod eu hangen
Yn anfwriadol gymhwyso polisïau sy'n gwrthdaro â'r addasiadau (e.e., rheolaeth bresennoldeb anhyblyg)

Mae pasport yn datrys hyn trwy greu cofnod symudadwy, trosglwyddadwy. Fel y dywed Acas, pan fydd rheolwr yn newid, gall y gweithiwr ddangos i'w rheolwr newydd beth sydd wedi cael ei cytuno, sy'n eu harbed rhag gorfod mynd trwy'r un broses eto.

Pwy Sy'n Eu Defnyddio

Gwasanaeth Sifil y DU: Yn rhedeg Pasport Addasiadau'r Gweithle Gwasanaeth Sifil unedig ar draws adrannau, fel bod gweithwyr â anabledd neu gyflwr iechyd yn gallu symud swyddi o fewn y Gwasanaeth Sifil yn haws. Cynigir i weithwyr sifil sy'n symud rhwng adrannau rannu eu pasport presennol â'u rheolwr llinell newydd.
NHS: Mae NHS Employers yn awgrymu y gallai sefydliadau'r NHS ystyried cyflwyno pasport iechyd NHS, sy'n caniatáu i unigolion gofnodi'r rhwystrau y maent yn eu hwynebu ac unrhyw addasiadau gweithle sydd eisoes ar waith, a all gael ei ddefnyddio gyda rheolwyr llinell newydd.
Modelau eraill: Mae'r TUC yn cyhoeddi polisi pasport anabledd model, ac mae Acas yn cyfeirio at y Pasport Addasiadau Iechyd ar GOV.UK.

Beth Mae Pasport yn ei Gynnwys

Mae templed pasport da yn cwmpasu chwe adran:

Adran 1: Manylion y Gweithiwr

Enw, teitl swydd, tîm
Dewisiadau cysylltu (defnyddiol ar gyfer gweithwyr niwroamrywiol sy'n ffafrio cyfathrebu ysgrifenedig)

Adran 2: Fy Anghenion

Disgrifiad iaith plaen o anghenion gweithle — nid diagnosis, nid iaith feddygol. Enghreifftiau:

"Rwyf angen cyfarwyddiadau ysgrifenedig yn hytrach na llafar ar gyfer tasgau cymhleth"
"Rwyf angen gweithio o'r cartref ar ddyddiau canolbwyntio uchel"
"Rwyf angen gweithfa dawel i ffwrdd o'r prif lawr yr swyddfa"
"Rwyf angen gwiriadau rheolaidd i reoli pryder ynghylch terfynau amser"

Adran 3: Addasiadau Cytunedig

Rhestr benodol o'r hyn sydd wedi cael ei gytuno, e.e.:

Amser dechrau hyblyg yn lle amser dechrau sefydlog
Gwaith pellter 3 diwrnod yr wythnos
Agendau cyfarfodydd ysgrifenedig wedi'u hanfon ymlaen llaw
Clustffonau tawelu sŵn (ariannu'r cyflogwr)

Adran 4: Offer a Thechnoleg

Rhestr o unrhyw offer arbenigol neu feddalwedd mewn defnydd (pwysig ar gyfer ymweliad IT pan fydd y gweithiwr yn newid rolau).

Adran 5: Dyddiad Adolygu Cytunedig

Dylid adolygu addasiadau (nid eu tynnu i ffwrdd — eu hadolygu) yn rheolaidd. Mae Acas yn awgrymu siarad yn rheolaidd — er enghraifft bob 6 mis — ac pryd bynnag y bydd rhywbeth yn newid, megis symud i rôl newydd, ffordd newydd o weithio, neu newid yn gyflwr y person.

Adran 6: Llofnodion

Mae'r gweithiwr a'r rheolwr yn llofnodi i gadarnhau cytundeb. Mae hyn yn creu atebolrwydd heb fod yn dreth.

Sut i Weithredu Cynllun Pasport

Cam 1: Dylunio Eich Templed

Cadwch hi'n fyr. Osgowch jargon meddygol. Gwnewch hi'n arweiniol gan y gweithiwr — mae'r gweithiwr yn ei lenwi, mae'r rheolwr yn gwrthinio.

Defnyddiwch fodal sy'n bodoli eisoes megis Pasport Addasiadau'r Gweithle Gwasanaeth Sifil, pasport iechyd NHS, model pasport anabledd y TUC neu'r Pasport Addasiadau Iechyd ar GOV.UK fel man cychwyn. Addasu iaith i'ch sefydliad.

Cam 2: Hyfforddi Rheolwyr Llinell

Briffiad byr yn cwmpasu:

Beth yw pasport (a beth nid yw — nid yw'n offeryn rheoli perfformiad)
Sut i drin cais i gwblhau un
Beth i'w wneud wrth etifeddu adroddiad uniongyrchol gyda pasport

Cam 3: Cyfathrebu i Weithwyr

Ei fframio'n gadarnhaol: "Dyma eich dogfen, ac mae'n teithio gyda chi." Osgowch ei fframio fel gofyniad biwrocrataidd.

Sianeli: intranet, deunydd ymgyfarwyddo, ERG anabledd, briefiadau rheolwr llinell.

Cam 4: Ei Storio'n Ddiogel

Mae'r pasport yn ddogfen bersonol. Dylai fod:

Wedi'i storio'n ddiogel (yn lle digon ar gyfer HR a'r gweithiwr yn unig — nid mewn cyd-drefn tîm rhanedig)
Heb ei datgelu i reolwyr newydd heb gydsyniad y gweithiwr (dylai'r gweithiwr ei rannu â'i rheolwr newydd eu hunain)

Cam 5: Monitro Cydsyniad

Olrhain nifer y pasbortau mewn defnydd (dienw, cryno-ddull). Os yw cydsyniad yn isel, ymwybyddiaeth yw'r llond gwlad yn debygol; os caiff pasbortau eu creu ond mae addasiadau'n dal i dorri i lawr, mae angen ailgyflawni hyfforddiant rheolwr.

Templed: Pasport Addasiadau'r Gweithle (Crynodeb)

PASPORT ADDASIADAU'R GWEITHLE

Enw'r gweithiwr: ________________________
Teitl swydd: _____________________________
Dyddiad cwblhau: _______________________

FY ANGHENION (yn fy ngeiriau fy hun):
[Gweithiwr yn cwblhau — iaith plaen, nid oes angen manylion meddygol]

ADDASIADAU CYTUNEDIG:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

OFFER / MEDDALWEDD MEWN DEFNYDD:
___________________________________

DYDDIAD ADOLYGU CYTUNEDIG: _______________

Llofnod y gweithiwr: ___________________
Llofnod rheolwr llinell: ________________
Cyfeirnod HR: _________________________

Cyd-destun Cyfreithiol

Yn Ynysedd Prydain, rhaid i gyflogwyr wneud addasiadau rhesymol trwy gyfraith o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Nid yw Pasport Addasiadau'r Gweithle ei hun yn offeryn gofyniad cyfreithiol, ond yn dda arfer. Fodd bynnag, mae'n darparu cofnod ysgrifenedig sy'n dangos:

Ystyried y cyflogwr ac cytuno ar addasiadau
Cytuno'r gweithiwr â'r hyn a godwyd ar waith
Proses adolygu ar waith

Mae Acas yn cynghori rhoi ceisiadau addasiad mewn ysgrifen yn ogystal â'u trafod, ac mae cofnod clir yn werthfawr os bydd anghydfod byth yn codi.

Ffynonellau: Acas — Adolygu addasiadau rhesymol a chadw cofnod; Acas — Addasiadau rhesymol yn y gweithle; GOV.UK — Trosglwyddiadau staff: manylion pellach ar gyfer gweithwyr (Gwasanaeth Sifil); DWP 2024 adroddiad gwirfoddol ar anabledd, iechyd meddwl a lles; NHS Employers — Gwneud addasiadau gweithle i gefnogi staff anablwydd

Pasbort Addasiadau'r Gweithle: Canllaw Gweithredu ar gyfer Cyflogwyr