Pasaporte de Ajustes Laborales: Guía de Implementación para Empleadores
¿Qué es un Pasaporte de Ajustes Laborales?
Un Pasaporte de Ajustes Laborales (también denominado "Pasaporte de Ajustes Razonables", "Pasaporte de Salud" o "Pasaporte de Discapacidad") es un documento voluntario, propiedad del empleado, que registra:
- Cómo la condición o discapacidad del empleado afecta su trabajo
- Los ajustes y el apoyo que han sido acordados
- La fecha en que se acordaron esos ajustes y quién los aprobó
- Cualquier revisión planeada y posibles ajustes futuros
No es un registro médico y no requiere detalles clínicos. El enfoque está en lo que el empleado necesita en el trabajo y qué ha sido acordado.
Por Qué Funcionan los Pasaportes
Un punto común en el que los ajustes razonables se rompen es un cambio de responsable. Cuando un responsable directo se va, el nuevo responsable puede:
- Desconocer los ajustes existentes
- Cuestionarse si aún son necesarios
- Aplicar inadvertidamente políticas que entran en conflicto con los ajustes (p. ej., gestión rígida de la asistencia)
Un pasaporte soluciona esto creando un registro portátil y transferible. Como señala Acas, cuando cambia el responsable, el empleado puede mostrar a su nuevo responsable qué ha sido acordado, lo que le ahorra tener que pasar por el mismo proceso de nuevo.
Quién los Utiliza
- Servicio Civil del Reino Unido: Gestiona un Pasaporte Unificado de Ajustes Laborales del Servicio Civil en todos los departamentos, de modo que los empleados con discapacidad o condición de salud pueden cambiar de trabajo dentro del Servicio Civil más fácilmente. Se aconseja a los funcionarios públicos que cambien entre departamentos que compartan su pasaporte actual con su nuevo responsable directo.
- NHS: NHS Employers sugiere que las organizaciones del NHS podrían considerar la introducción de un pasaporte de salud del NHS, que permite a los individuos registrar las barreras a las que se enfrentan y cualquier ajuste laboral ya vigente, y puede utilizarse con nuevos responsables directos.
- Otros modelos: La TUC publica una política de pasaporte de discapacidad modelo, y Acas señala el Pasaporte de Ajuste de Salud en GOV.UK.
Qué Contiene un Pasaporte
Una buena plantilla de pasaporte cubre seis secciones:
Sección 1: Datos del Empleado
- Nombre, puesto de trabajo, equipo
- Preferencias de contacto (útil para empleados neurodivergentes que prefieren comunicación escrita)
Sección 2: Mis Necesidades
Una descripción en lenguaje simple de las necesidades laborales — sin diagnóstico, sin lenguaje médico. Ejemplos:
- "Necesito instrucciones escritas en lugar de verbales para tareas complejas"
- "Necesito trabajar desde casa en días de alta concentración"
- "Necesito un espacio de trabajo tranquilo alejado de la planta principal de la oficina"
- "Necesito reuniones regulares para gestionar la ansiedad respecto a los plazos"
Sección 3: Ajustes Acordados
Una lista específica de lo que ha sido acordado, p. ej.:
- Hora de inicio flexible en lugar de una hora fija
- Trabajo remoto 3 días/semana
- Agendas de reuniones escritas enviadas con antelación
- Auriculares con cancelación de ruido (financiados por el empleador)
Sección 4: Equipos y Tecnología
Lista de cualquier equipo especializado o software en uso (importante para la incorporación de TI cuando el empleado cambia de función).
Sección 5: Fecha de Revisión Acordada
Los ajustes deben revisarse (no eliminarse — revisarse) regularmente. Acas sugiere hablar regularmente — por ejemplo cada 6 meses — y siempre que algo cambie, como un cambio a una nueva función, una nueva forma de trabajar, o un cambio en la condición de la persona.
Sección 6: Firmas
El empleado y el responsable firman para confirmar el acuerdo. Esto crea responsabilidad sin ser oneroso.
Cómo Implementar un Esquema de Pasaporte
Paso 1: Diseña Tu Plantilla
Mantenla corta. Evita jerga médica. Hazla liderada por el empleado — el empleado la completa, el responsable la refrenda.
Utiliza un modelo existente como el Pasaporte de Ajustes Laborales del Servicio Civil, el pasaporte de salud del NHS, el modelo de pasaporte de discapacidad de la TUC o el Pasaporte de Ajuste de Salud en GOV.UK como punto de partida. Adapta el lenguaje a tu organización.
Paso 2: Capacita a los Responsables Directos
Una sesión informativa breve cubriendo:
- Qué es un pasaporte (y qué no es — no es una herramienta de gestión del desempeño)
- Cómo manejar una solicitud para completar uno
- Qué hacer cuando asumes un informe directo que tiene un pasaporte
Paso 3: Comunica a los Empleados
Enmárcalo positivamente: "Este es tu documento, y viaja contigo". Evita enmarcar como un requisito burocrático.
Canales: intranet, materiales de incorporación, ERG de discapacidad, sesiones informativas para responsables directos.
Paso 4: Almacenalo de Forma Segura
El pasaporte es un documento personal. Debe ser:
- Almacenado de forma segura (accesible solo para RRHH y el empleado — no en una unidad compartida del equipo)
- No divulgado a nuevos responsables sin consentimiento del empleado (el empleado debe compartirlo con su nuevo responsable él mismo)
Paso 5: Monitorea la Adopción
Monitorea el número de pasaportes en uso (anónimos, agregados). Si la adopción es baja, la conciencia es probablemente el cuello de botella; si los pasaportes se crean pero los ajustes siguen rompiéndose, la capacitación del responsable necesita actualizarse.
Plantilla: Pasaporte de Ajustes Laborales (Resumen)
PASAPORTE DE AJUSTES LABORALES
Nombre del empleado: ________________________
Puesto de trabajo: _____________________________
Fecha de cumplimentación: _______________________
MIS NECESIDADES (en mis propias palabras):
[El empleado completa — lenguaje simple, no se requiere detalle médico]
AJUSTES ACORDADOS:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________
EQUIPO / SOFTWARE EN USO:
___________________________________
FECHA DE REVISIÓN ACORDADA: _______________
Firma del empleado: ___________________
Firma del responsable directo: ________________
Referencia de RRHH: _________________________Contexto Legal
En Gran Bretaña, los empleadores deben hacer ajustes razonables por ley bajo la Ley de Igualdad de 2010. Un Pasaporte de Ajustes Laborales en sí es una herramienta de buena práctica, no un requisito legal. Sin embargo, proporciona un registro escrito que:
- El empleador consideró y acordó ajustes
- El empleado estuvo de acuerdo con lo que se puso en marcha
- Un proceso de revisión está en su lugar
Acas aconseja poner las solicitudes de ajustes por escrito además de discutirlas, y un registro claro es valioso si alguna vez surge una disputa.
Fuentes: Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record; Acas — Reasonable adjustments at work; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service); DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff