Una lista de verificación práctica paso a paso para la incorporación de RRHH que cubre cuestionarios de adaptación previa al inicio, configuración de TI, evaluación del espacio de trabajo, preferencias de comunicación y procedimientos de emergencia.

Lista de Verificación de Incorporación Adaptada: Una Guía Paso a Paso para Recursos Humanos

Cómo Usar Esta Lista de Verificación

Esta lista de verificación garantiza que cada nuevo empleado — independientemente de si tiene una discapacidad — tenga las adaptaciones necesarias en su lugar antes o el primer día. Úsela como parte estándar de su proceso de incorporación para todos los nuevos empleados, no solo para aquellos que revelen una discapacidad. Esto normaliza las adaptaciones y evita que se señale a las personas.

4 Semanas Antes de la Fecha de Inicio

Envíe el cuestionario de necesidades de adaptación (véase la plantilla a continuación) a todos los nuevos empleados

Revise las respuestas e identifique las adaptaciones requeridas

Contacte al empleado para discutir necesidades específicas si las respuestas del cuestionario requieren aclaración

Comience la compra de cualquier equipo especializado (permitir 2–4 semanas de tiempo de entrega)

Informe al empleado sobre financiamiento externo: en el Reino Unido, el empleado puede solicitar Access to Work por sí mismo (hasta 12 semanas antes de comenzar); en los EE. UU., una agencia estatal de rehabilitación vocacional (VR) puede ayudar

Reserve una evaluación del lugar de trabajo si el empleado tiene necesidades complejas

2 Semanas Antes de la Fecha de Inicio

Confirme las fechas de entrega del equipo especializado

Configure los sistemas de TI para accesibilidad:

- [ ] Software de lector de pantalla instalado y licenciado

- [ ] Configuración de pantalla ajustada (tamaño de fuente, contraste, esquema de color)

- [ ] Software de reconocimiento de voz instalado si es necesario

- [ ] Alternativas de teclado y ratón conectadas

Prepare el espacio de trabajo:

- [ ] Escritorio ajustable en altura confirmado en la configuración correcta

- [ ] Silla adecuada para las necesidades del empleado

- [ ] Espacio de circulación adecuado para silla de ruedas si corresponde

- [ ] Proximidad a aseos y salidas accesibles

Informe al gerente de línea sobre el plan de adaptación (con consentimiento del empleado)

Informe al compañero de apoyo sobre los ajustes relevantes (con consentimiento del empleado)

Desarrolle un Plan Personal de Evacuación de Emergencia (PEEP) si es necesario

Prepare materiales de incorporación en formatos accesibles:

- [ ] Versiones en letra grande o digital disponibles

- [ ] Vídeos de capacitación con subtítulos

- [ ] Documentos compatibles con lector de pantalla

1 Semana Antes de la Fecha de Inicio

Confirme que todo el equipo está en su lugar y ha sido probado

Envíe el itinerario de la primera semana en el formato preferido del empleado

Confirme los arreglos de estacionamiento o transporte accesible

Asegúrese de que el acceso al edificio (tarjeta de clave, códigos) funciona para rutas accesibles

Informe a recepción/seguridad sobre los arreglos de llegada

Primer Día

Una persona designada recibe al empleado en una entrada accesible

Recorrido por el lugar de trabajo cubriendo instalaciones accesibles

Demostración del equipo y ajuste

Recorrido del PEEP (si corresponde)

Presentación del compañero de apoyo

Se confirma el acceso de TI funcionando con tecnología de asistencia

Verificación al final del día: "¿Está todo funcionando? ¿Hay algo que necesitemos ajustar?"

Primera Semana

Breves verificaciones diarias (5 minutos, no intrusivas)

Confirme que todos los materiales de capacitación son accesibles

Monitoree la efectividad de la adaptación

Aborde cualquier barrera inesperada de inmediato

Plantilla de Cuestionario de Necesidades de Adaptación

Envíe esto a TODOS los nuevos empleados (normaliza el proceso):

"Queremos asegurar que tenga todo lo que necesita para hacer su mejor trabajo. Por favor, infórmenos si necesita alguno de los siguientes ajustes:

- Espacio de trabajo: (p. ej., escritorio ajustable en altura, silla específica, espacio tranquilo, proximidad a instalaciones)

- Tecnología: (p. ej., lector de pantalla, reconocimiento de voz, ampliación, teclado/ratón alternativo)

- Comunicación: (p. ej., instrucciones escritas preferidas, agendas de reuniones anticipadas, intérprete de lengua de signos)

- Horario: (p. ej., horas de inicio flexible, descansos regulares, días de trabajo remoto)

- Entorno: (p. ej., ajustes de iluminación, reducción de ruido, preferencias de temperatura)

- Otro: (por favor describa)

Todas las respuestas son confidenciales y se comparten solo con aquellos involucrados en la configuración de su espacio de trabajo. Si prefiere discutir en persona, contacte a [nombre de RR. HH.] en [correo electrónico/teléfono]."

Recursos

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (Reino Unido): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

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