Mae Pasbort Addasiadau'r Gweithle yn record ysgrifenedig syml o addasiadau y cytunwyd arnynt sy'n symud gyda'r cyflogai drwy newidiadau rheolwr a newidiadau swydd. Mae Gwasanaeth Sifil y DU yn rhedeg pasbort unedig ar draws adrannau, ac mae Cyflogwyr y GIG ac Acas yn argymell offer tebyg. Mae'r canllawiau hwn yn esbonio sut i'w weithredu.

Pasbort Addasiadau'r Gweithle: Canllaw Gweithredu ar gyfer Cyflogwyr

Beth Yw Pasbort Addasiadau'r Gweithle?

Pasbort Addasiadau'r Gweithle (a elwir hefyd yn "Basbort Addasiadau Rhesymol", "Pasbort Iechyd" neu "Basbort Anabledd") yw dogfen wirfoddol sy'n eiddo i'r cyflogee sy'n cofnodi:

Sut mae cyflwr neu analluedd yr cyflogee yn effeithio ar ei waith
Yr addasiadau a'r cymorth a gytunwyd
Y dyddiad y cytunwyd ar yr addasiadau hynny a chan bwy
Unrhyw adolygiadau a gynlluniwyd a phosibilrwydd addasiadau yn y dyfodol

Nid yw yn cofnod meddygol ac nid oes angen manylion clinigol arno. Y ffocws yw ar yr hyn sydd ei angen ar yr cyflogee yn y gweithle a'r hyn a gytunwyd.

Pam Fod Pasbortau'n Gweithio

Pwynt cyffredin lle mae addasiadau rhesymol yn lleithio yw newid rheolwr. Pan fydd rheolwr llinell yn symud ymlaen, mae'r rheolwr newydd yn gallu:

Peidio â bod yn ymwybodol o addasiadau presennol
Cwestiynu a ydynt yn dal i fod yn angenrheidiol
Heb fwriadu cymhwyso polisïau sy'n gwrthdaro â'r addasiadau (e.e., rheoli presenoldeb anhyblyg)

Mae pasbort yn datrys hyn trwy greu cofnod symudadwy, trosglwyddadwy. Fel y dywed Acas, pan fydd rheolwr yn newid, gall yr cyflogee ddangos i'w reolwr newydd yr hyn a gytunwyd, sy'n ei arbed rhag gorfod mynd trwy'r un broses eto.

Pwy Sy'n Eu Defnyddio

Gwasanaeth Iechyd Ddinesig y DU: Yn rhedeg Pasbort Addasiadau'r Gweithle Gwasanaeth Iechyd Ddinesig unedig ar draws adrannau, fel bod gweithwyr â anabledd neu gyflwr iechyd yn gallu symud swyddi o fewn y Gwasanaeth Iechyd Ddinesig yn fwy hawdd. Cynghora gwasanaethwyr iechyd sy'n symud rhwng adrannau i rannu eu pasbort presennol gyda'u rheolwr llinell newydd.
GIG: Mae Cyflogwyr y GIG yn awgrymu y gallai sefydliadau'r GIG ystyried cyflwyno pasbort iechyd y GIG, sy'n caniatáu i unigolion gofnodi'r rhwystrau y maent yn eu hwynebu ac unrhyw addasiadau gweithle sydd eisoes ar waith, a gellir ei ddefnyddio gyda rheolwyr llinell newydd.
Modelau eraill: Mae'r TUC yn cyhoeddi polisi pasbort anabledd model, ac mae Acas yn pwyntio at y Pasbort Addasiad Iechyd ar GOV.UK.

Beth Mae Pasbort yn Ei Gynnwys

Mae templed pasbort da yn trin chwe adran:

Adran 1: Manylion yr Cyflogee

Enw, teitl swydd, tîm
Dewisiadau cyswllt (defnyddiol i weithwyr niwroamrywiaeth sy'n ffafrio cyfathrebu ysgrifenedig)

Adran 2: Fy Anghenion

Disgrifiad iaith syml o anghenion y gweithle — nid diagnosis, nid iaith feddygol. Enghreifftiau:

"Rwyf angen cyfarwyddiadau ysgrifenedig yn hytrach na llafar ar gyfer tasgau cymhleth"
"Rwyf angen gweithio o adref ar ddyddiau canolbwyntio uchel"
"Rwyf angen gofod tawel i ffwrdd o brif lawr yr swyddfa"
"Rwyf angen ymgynghoriadau rheolaidd i reoli pryder o amgylch terfynau amser"

Adran 3: Addasiadau Cytunedig

Rhestr benodol o'r hyn a gytunwyd, e.e.:

Amser dechrau hyblyg yn hytrach na dechrau sefydlog
Gwaith teleweithio 3 diwrnod yr wythnos
Agendâu cyfarfod ysgrifenedig wedi'u hanfon ymlaen llaw
Clustffonau torri sŵn (a ariennir gan y cyflogwr)

Adran 4: Offer a Thechnoleg

Rhestr o unrhyw offer arbenigol neu feddalwedd yn cael ei defnyddio (pwysig ar gyfer ymrwymiad TG pan fydd yr cyflogee yn newid rolau).

Adran 5: Dyddiad Adolygu Cytunedig

Dylid adolygu addasiadau (nid eu tynnu — adolygu) yn rheolaidd. Mae Acas yn awgrymu siarad yn rheolaidd — er enghraifft bob 6 mis — ac pryd bynnag y bydd rhywbeth yn newid, megis symud i rôl newydd, ffordd newydd o weithio, neu newid yng nghyflwr yr unigolyn.

Adran 6: Llofnodion

Mae'r cyflogee a'r rheolwr yn llofnodi i gadarnhau cytundeb. Mae hyn yn creu atebolrwydd heb fod yn llethchwith.

Sut i Weithredu Cynllun Pasbort

Cam 1: Dylunio Eich Templed

Cadwch ef yn fyr. Osgowch jargon meddygol. Gwnewch ef yn arweiniol gan yr cyflogee — mae'r cyflogee yn ei lenwi, mae'r rheolwr yn cyd-lofnodi.

Defnyddiwch fodelau sydd eisoes yn bodoli megis Pasbort Addasiadau'r Gweithle Gwasanaeth Iechyd Ddinesig, pasbort iechyd y GIG, model pasbort anabledd y TUC neu'r Pasbort Addasiad Iechyd ar GOV.UK fel cychwyn. Addasu'r iaith i'ch sefydliad.

Cam 2: Hyfforddi Rheolwyr Llinell

Briffio byr sy'n trin:

Beth yw pasbort (a beth nad yw — nid yw'n offeryn rheoli perfformiad)
Sut i drin cais i gwblhau un
Beth i'w wneud wrth etifeddu adroddiad uniongyrchol gyda pasbort

Cam 3: Cyfathrebu gydag Cyflogeion

Fframiwch yn gadarnhaol: "Dyma dy ddogfen di, ac mae'n teithio gyda ti." Osgowch ei fframio fel gofyniad biwrocratadd.

Siannelau: intranet, deunyddiau ymrwymiad, CRE anabledd, briffiau rheolwr llinell.

Cam 4: Ei Storio'n Ddiogel

Mae'r pasbort yn ddogfen bersonol. Dylai fod:

Wedi'i storio'n ddiogel (hygyrch i HR a'r cyflogee yn unig — nid mewn gyriant tîm rhannu)
Heb ei ddatgelu i reolwyr newydd heb gydsyniad yr cyflogee (dylai'r cyflogee ei rannu gyda'u rheolwr newydd eu hunain)

Cam 5: Monitro Cymryd Rhan

Rheilwch nifer y pasbortau mewn defnydd (di-enw, agregate). Os yw cymryd rhan yn isel, mae'n debygol mai ymwybyddiaeth yw'r potel; os yw pasbortau'n cael eu creu ond mae addasiadau yn dal i leithio, mae angen adnewyddu hyfforddiant rheolwr.

Templed: Pasbort Addasiadau'r Gweithle (Crynodeb)

PASBORT ADDASIADAU'R GWEITHLE

Enw'r cyflogee: ________________________
Teitl swydd: _____________________________
Dyddiad ei gwblhau: _______________________

FY ANGHENION (yn fy ngeiriau fy hun):
[Llenwir gan yr cyflogee — iaith syml, nid oes angen manylion meddygol]

ADDASIADAU CYTUNEDIG:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

OFFER / MEDDALWEDD MEWN DEFNYDD:
___________________________________

DYDDIAD ADOLYGU CYTUNEDIG: _______________

Llofnod yr cyflogee: ___________________
Llofnod rheolwr llinell: ________________
Cyfeirnod HR: _________________________

Cyd-destun Cyfreithiol

Ym Mhrydain Fawr, rhaid i gyflogwyr wneud addasiadau rhesymol yn ôl y gyfraith o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae Pasbort Addasiadau'r Gweithle ei hun yn offeryn arferiad da, nid yn ofyniad cyfreithiol. Fodd bynnag, mae'n darparu cofnod ysgrifenedig sy'n dangos:

Fod y cyflogwr wedi ystyried ac wedi cytuno ar addasiadau
Fod yr cyflogee wedi cytuno gyda'r hyn a osodwyd ar waith
Fod proses adolygu ar waith

Mae Acas yn cynghori rhoi ceisiadau am addasiadau mewn ysgrifen yn ogystal â'u trafod, ac mae cofnod clir yn werthfawr os bydd digwyddiad anghytuno byth yn codi.

Ffynonellau: Acas — Adolygu addasiadau rhesymol a chadw cofnod; Acas — Addasiadau rhesymol yn y gwaith; GOV.UK — Trosglwyddiadau staff: manylion pellach ar gyfer cyflogeion (Gwasanaeth Iechyd Ddinesig); DWP 2024 adroddiad gwirfoddol ar anabledd, iechyd meddwl a lles; Cyflogwyr y GIG — Gwneud addasiadau gweithle i gefnogi staff anabledd

Pasbort Addasiadau'r Gweithle: Canllaw Gweithredu i Gyflogwyr