Un Passeport d'Aménagements du Lieu de Travail est un document écrit simple qui enregistre les aménagements convenus et qui accompagne l'employé lors de changements de manager et de changements de poste. La fonction publique britannique gère un passeport unifié dans tous les ministères, et NHS Employers et Acas recommandent des outils similaires. Ce guide explique comment en mettre un en place.

Guide de mise en œuvre du Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail pour les employeurs

Qu'est-ce qu'un Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail ?

Un Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail (également appelé « Passeport d'Ajustements Raisonnables », « Passeport Santé » ou « Passeport Handicap ») est un document volontaire, détenu par l'employé, qui enregistre :

La façon dont la condition ou le handicap de l'employé affecte son travail
Les ajustements et les soutiens qui ont été convenus
La date à laquelle ces ajustements ont été convenus et par qui
Tout examen prévu et les possibles ajustements futurs

Ce n'est pas un dossier médical et n'a pas besoin de détails cliniques. L'accent est mis sur ce dont l'employé a besoin au travail et ce qui a été convenu.

Pourquoi les Passeports Fonctionnent

Un point commun auquel les ajustements raisonnables s'effondrent est un changement de manager. Quand un responsable hiérarchique change, le nouveau manager peut :

Ne pas être au courant des ajustements existants
Remettre en question la nécessité de ces ajustements
Appliquer involontairement des politiques qui entrent en conflit avec les ajustements (par exemple, une gestion stricte de la présence)

Un passeport résout ce problème en créant un dossier portable et transférable. Comme le dit Acas, quand un manager change, l'employé peut montrer à son nouveau manager ce qui a été convenu, ce qui lui évite de recommencer le même processus.

Qui les Utilise

Fonction publique britannique : Gère un Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail unifié de la fonction publique dans tous les ministères, de sorte que les employés atteints d'un handicap ou d'une condition de santé puissent changer d'emploi plus facilement au sein de la fonction publique. Les fonctionnaires qui changent de ministère sont invités à partager leur passeport actuel avec leur nouveau responsable hiérarchique.
NHS : NHS Employers suggère que les organisations du NHS peuvent vouloir envisager d'introduire un passeport santé NHS, qui permet aux individus d'enregistrer les obstacles auxquels ils font face et tout ajustement du lieu de travail déjà en place, et peut être utilisé avec les nouveaux responsables hiérarchiques.
Autres modèles : Le TUC publie un modèle de politique de passeport handicap, et Acas fait référence au Health Adjustment Passport sur GOV.UK.

Ce que Contient un Passeport

Un bon modèle de passeport couvre six sections :

Section 1 : Coordonnées de l'Employé

Nom, titre du poste, équipe
Préférences de contact (utile pour les employés neurodivergents qui préfèrent la communication écrite)

Section 2 : Mes Besoins

Une description en langage clair des besoins du lieu de travail — pas de diagnostic, pas de langage médical. Exemples :

« J'ai besoin d'instructions écrites plutôt que verbales pour les tâches complexes »
« J'ai besoin de travailler de chez moi les jours de concentration intense »
« J'ai besoin d'un espace de travail calme loin du sol du bureau principal »
« J'ai besoin de points de contrôle réguliers pour gérer l'anxiété autour des délais »

Section 3 : Ajustements Convenus

Une liste spécifique de ce qui a été convenu, par exemple :

Heure de début flexible au lieu d'une heure de début fixe
Travail à distance 3 jours/semaine
Ordres du jour des réunions envoyés à l'avance
Casques anti-bruit (financés par l'employeur)

Section 4 : Équipement et Technologie

Liste de tout équipement spécialisé ou logiciel en cours d'utilisation (important pour l'intégration informatique quand l'employé change de rôle).

Section 5 : Date d'Examen Convenue

Les ajustements doivent être examinés (pas supprimés — examinés) régulièrement. Acas suggère de discuter régulièrement — par exemple tous les 6 mois — et chaque fois que quelque chose change, comme un passage à un nouveau rôle, une nouvelle façon de travailler, ou un changement dans la condition de la personne.

Section 6 : Signatures

L'employé et le manager signent pour confirmer l'accord. Cela crée une responsabilité sans être lourd.

Comment Mettre en Œuvre un Système de Passeport

Étape 1 : Concevoir Votre Modèle

Gardez-le court. Évitez le jargon médical. Faites-le mené par l'employé — l'employé le remplit, le manager contresigne.

Utilisez un modèle existant tel que le Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail de la Fonction Publique, le passeport santé NHS, le modèle de passeport handicap du TUC ou le Health Adjustment Passport sur GOV.UK comme point de départ. Adaptez la langue à votre organisation.

Étape 2 : Former les Responsables Hiérarchiques

Une courte séance d'information couvrant :

Ce qu'est un passeport (et ce qu'il n'est pas — ce n'est pas un outil de gestion du rendement)
Comment traiter une demande de réalisation d'un passeport
Que faire en héritant d'un subordonné direct avec un passeport

Étape 3 : Communiquer aux Employés

Encadrez-le positivement : « Ce document est le vôtre et il voyage avec vous. » Évitez de le présenter comme une exigence bureaucratique.

Canaux : intranet, matériels d'intégration, ERG handicap, séances d'information des responsables hiérarchiques.

Étape 4 : Le Stocker de Manière Sécurisée

Le passeport est un document personnel. Il doit être :

Stocké de manière sécurisée (accessible uniquement aux ressources humaines et à l'employé — pas dans un lecteur d'équipe partagé)
Ne pas être divulgué aux nouveaux managers sans consentement de l'employé (l'employé doit le partager lui-même avec son nouveau manager)

Étape 5 : Surveiller l'Adoption

Suivez le nombre de passeports en cours d'utilisation (anonymisés, agrégés). Si l'adoption est faible, la sensibilisation est probablement le goulot d'étranglement ; si les passeports sont créés mais les ajustements s'effondrent toujours, la formation des managers doit être actualisée.

Modèle : Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail (Résumé)

PASSEPORT D'AJUSTEMENTS DU LIEU DE TRAVAIL

Nom de l'employé : ________________________
Titre du poste : _____________________________
Date d'achèvement : _______________________

MES BESOINS (en mes propres termes) :
[L'employé remplit — langage clair, aucun détail médical requis]

AJUSTEMENTS CONVENUS :
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

ÉQUIPEMENT / LOGICIEL EN COURS D'UTILISATION :
___________________________________

DATE D'EXAMEN CONVENUE : _______________

Signature de l'employé : ___________________
Signature du responsable hiérarchique : ________________
Référence HR : _________________________

Contexte Juridique

En Grande-Bretagne, les employeurs doivent faire des ajustements raisonnables par la loi en vertu de la Equality Act 2010. Un Passeport d'Ajustements du Lieu de Travail en soi est un outil de bonne pratique, pas une obligation juridique. Cependant, il fournit un dossier écrit qui :

Montre que l'employeur a examiné et convenu des ajustements
L'employé a accepté ce qui a été mis en place
Un processus d'examen est en place

Acas conseille de formuler par écrit les demandes d'ajustement ainsi que de les discuter, et un dossier clair est précieux en cas de litige.

Sources : Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record ; Acas — Reasonable adjustments at work ; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service) ; DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing ; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff

Passeport d'adaptation au travail : Guide de mise en œuvre pour les employeurs