Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo: Guía de Implementación para Empleadores

¿Qué es un Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo?

Un Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo (también llamado "Pasaporte de Ajustes Razonables", "Pasaporte de Salud" o "Pasaporte de Discapacidad") es un documento voluntario, propiedad del empleado, que registra:

• Cómo la condición o discapacidad del empleado afecta su trabajo
• Los ajustes y el apoyo que se han acordado
• La fecha en que se acordaron esos ajustes y por quién
• Cualquier revisión planeada y posibles ajustes futuros

No es un expediente médico y no necesita detalles clínicos. El enfoque está en lo que el empleado necesita en el trabajo y lo que se ha acordado.

Por Qué Funcionan los Pasaportes

Un punto común en el que los ajustes razonables se rompen es un cambio de gerente. Cuando un gerente de línea se va, el nuevo gerente puede:

• Desconocer los ajustes existentes
• Cuestionarse si todavía son necesarios
• Aplicar inadvertidamente políticas que entran en conflicto con los ajustes (por ejemplo, gestión rigurosa de la asistencia)

Un pasaporte resuelve esto creando un registro portátil y transferible. Como dice Acas, cuando cambia el gerente, el empleado puede mostrar a su nuevo gerente lo que se ha acordado, lo que les ahorra tener que pasar por el mismo proceso nuevamente.

Quién Los Usa

• Servicio Civil del Reino Unido: Ejecuta un Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo del Servicio Civil unificado en todos los departamentos, de modo que los empleados con discapacidad o condición de salud puedan cambiar de trabajo más fácilmente dentro del Servicio Civil. Se recomienda a los funcionarios públicos que se trasladen entre departamentos que compartan su pasaporte actual con su nuevo gerente de línea.
• NHS: NHS Employers sugiere que las organizaciones del NHS pueden querer considerar la introducción de un pasaporte de salud del NHS, que permite a los individuos registrar las barreras que enfrentan y cualquier ajuste en el lugar de trabajo ya existente, y puede usarse con nuevos gerentes de línea.
• Otros modelos: La TUC publica un modelo de política de pasaporte de discapacidad, y Acas señala el Pasaporte de Ajustes de Salud en GOV.UK.

Qué Contiene un Pasaporte

Una buena plantilla de pasaporte cubre seis secciones:

Sección 1: Detalles del Empleado

• Nombre, puesto de trabajo, equipo
• Preferencias de contacto (útil para empleados neurodivergentes que prefieren comunicación escrita)

Sección 2: Mis Necesidades

Una descripción clara de las necesidades del lugar de trabajo — no diagnóstico, no lenguaje médico. Ejemplos:

• "Necesito instrucciones escritas en lugar de verbales para tareas complejas"
• "Necesito trabajar desde casa en días de alta concentración"
• "Necesito un espacio de trabajo tranquilo lejos del piso principal de la oficina"
• "Necesito encuentros regulares para gestionar la ansiedad en torno a los plazos"

Sección 3: Ajustes Acordados

Una lista específica de lo que se ha acordado, por ejemplo:

• Hora de inicio flexible en lugar de una hora fija
• Trabajo remoto 3 días/semana
• Agendas de reuniones escritas enviadas con anticipación
• Auriculares con cancelación de ruido (financiados por el empleador)

Sección 4: Equipo y Tecnología

Lista de cualquier equipo o software especializado en uso (importante para la incorporación de TI cuando el empleado cambia de función).

Sección 5: Fecha de Revisión Acordada

Los ajustes deben revisarse (no eliminarse — revisarse) regularmente. Acas sugiere hablar regularmente — por ejemplo cada 6 meses — y siempre que algo cambie, como un traslado a una nueva función, una nueva forma de trabajo, o un cambio en la condición de la persona.

Sección 6: Firmas

El empleado y el gerente firman para confirmar el acuerdo. Esto crea responsabilidad sin ser oneroso.

Cómo Implementar un Esquema de Pasaporte

Paso 1: Diseñar Su Plantilla

Manténgalo breve. Evite jerga médica. Hágalo liderado por el empleado — el empleado lo completa, el gerente lo refenda.

Use un modelo existente como el Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo del Servicio Civil, el pasaporte de salud del NHS, el modelo de pasaporte de discapacidad de la TUC o el Pasaporte de Ajustes de Salud en GOV.UK como punto de partida. Adapte el lenguaje a su organización.

Paso 2: Capacitar a los Gerentes de Línea

Una sesión informativa breve que cubra:

• Qué es un pasaporte (y qué no es — no es una herramienta de gestión del desempeño)
• Cómo manejar una solicitud para completar uno
• Qué hacer cuando se hereda un informante directo con un pasaporte

Paso 3: Comunicar a los Empleados

Enmarquelo positivamente: "Este es tu documento, y viaja contigo." Evite enmarcarlo como un requisito burocrático.

Canales: intranet, materiales de incorporación, ERG de discapacidad, sesiones informativas para gerentes de línea.

Paso 4: Almacenarlo de Forma Segura

El pasaporte es un documento personal. Debe ser:

• Almacenado de forma segura (accesible solo para RRHH y el empleado — no en una carpeta compartida de equipo)
• No divulgado a nuevos gerentes sin consentimiento del empleado (el empleado debe compartirlo con su nuevo gerente él mismo)

Paso 5: Monitorear la Adopción

Rastrear el número de pasaportes en uso (anonimizado, agregado). Si la adopción es baja, la conciencia es probablemente el cuello de botella; si se crean pasaportes pero los ajustes siguen rompiéndose, la capacitación del gerente necesita ser actualizada.

Plantilla: Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo (Resumen)

PASAPORTE DE AJUSTES EN EL LUGAR DE TRABAJO

Nombre del empleado: ________________________
Puesto de trabajo: _____________________________
Fecha completada: _______________________

MIS NECESIDADES (en mis propias palabras):
[El empleado completa — lenguaje simple, no se requiere detalle médico]

AJUSTES ACORDADOS:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

EQUIPO / SOFTWARE EN USO:
___________________________________

FECHA DE REVISIÓN ACORDADA: _______________

Firma del empleado: ___________________
Firma del gerente de línea: ________________
Referencia de RRHH: _________________________

Contexto Legal

En Gran Bretaña, los empleadores deben hacer ajustes razonables por ley conforme a la Equality Act 2010. Un Pasaporte de Ajustes en el Lugar de Trabajo en sí es una herramienta de buena práctica, no un requisito legal. Sin embargo, proporciona un registro escrito que:

• El empleador consideró y acordó ajustes
• El empleado estuvo de acuerdo con lo que se implementó
• Existe un proceso de revisión

Acas recomienda poner las solicitudes de ajuste por escrito además de discutirlas, y un registro claro es valioso si alguna vez surge una disputa.

Fuentes: Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record; Acas — Reasonable adjustments at work; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service); DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff