Arbeitsplatz-Anpassungspass: Implementierungsleitfaden für Arbeitgeber

Was ist ein Arbeitsplatz-Anpassungspass?

Ein Arbeitsplatz-Anpassungspass (auch „Angemessene-Anpassungen-Pass", „Gesundheitspass" oder „Behindertenpass" genannt) ist ein freiwilliges, vom Arbeitnehmer verwaltetes Dokument, das erfasst:

• Wie sich die Erkrankung oder Beeinträchtigung des Arbeitnehmers auf seine Arbeit auswirkt
• Welche Anpassungen und Unterstützungsmaßnahmen vereinbart wurden
• Das Datum, an dem diese Anpassungen vereinbart wurden, und von wem
• Geplante Überprüfungen und mögliche zukünftige Anpassungen

Es ist keine medizinische Akte und muss keine klinischen Details enthalten. Der Fokus liegt darauf, was der Arbeitnehmer bei der Arbeit benötigt und was vereinbart wurde.

Warum Arbeitspässe funktionieren

Ein häufiger Punkt, an dem angemessene Anpassungen zusammenbrechen, ist ein Wechsel des Vorgesetzten. Wenn ein Linienvorgesetzter geht, kann der neue Vorgesetzte:

• Sich der bestehenden Anpassungen nicht bewusst sein
• In Frage stellen, ob sie noch erforderlich sind
• Versehentlich Richtlinien anwenden, die mit den Anpassungen in Konflikt stehen (z. B. starre Anwesenheitsverwaltung)

Ein Pass löst dieses Problem, indem er eine tragbare, übertragbare Akte erstellt. Wie Acas es ausdrückt: Wenn ein Vorgesetzter wechselt, kann der Arbeitnehmer seinem neuen Vorgesetzten zeigen, was vereinbart wurde, wodurch er nicht den gleichen Prozess noch einmal durchlaufen muss.

Wer nutzt diese

• UK Civil Service: Betreibt einen einheitlichen Civil Service Workplace Adjustment Passport über alle Abteilungen hinweg, damit Mitarbeiter mit Behinderung oder Gesundheitszustand leichter zwischen Stellen wechseln können. Beamte, die zwischen Abteilungen wechseln, wird empfohlen, ihren aktuellen Pass mit ihrem neuen Linienvorgesetzten zu teilen.
• NHS: NHS Employers schlägt vor, dass NHS-Organisationen erwägen sollten, einen NHS Health Passport einzuführen, mit dem Personen die Hindernisse, denen sie gegenüberstehen, und alle bereits eingeführten Arbeitsplatzanpassungen erfassen können, und der mit neuen Linienvorgesetzten verwendet werden kann.
• Andere Modelle: Der TUC veröffentlicht eine Musterpolitik für einen Behindertenpass, und Acas verweist auf den Health Adjustment Passport auf GOV.UK.

Was ein Pass enthält

Eine gute Pass-Vorlage umfasst sechs Abschnitte:

Abschnitt 1: Angaben des Arbeitnehmers

• Name, Stellenbezeichnung, Team
• Kontaktpräferenzen (nützlich für neurodivergente Mitarbeiter, die schriftliche Kommunikation bevorzugen)

Abschnitt 2: Meine Bedürfnisse

Eine einfache Beschreibung der Anforderungen am Arbeitsplatz – keine Diagnose, keine medizinische Sprache. Beispiele:

• „Ich benötige schriftliche statt verbaler Anweisungen für komplexe Aufgaben"
• „Ich muss an Tagen mit hoher Konzentration von zu Hause arbeiten"
• „Ich benötige einen ruhigen Arbeitsplatz abseits des Hauptbüros"
• „Ich benötige regelmäßige Absprachen, um Angst vor Fristen zu bewältigen"

Abschnitt 3: Vereinbarte Anpassungen

Eine spezifische Liste der vereinbarten Maßnahmen, z. B.:

• Flexible Startzeit statt fester Startzeit
• Heimarbeit 3 Tage pro Woche
• Besprechungstagesordnungen im Voraus per Schrift versand
• Lärmschutz-Kopfhörer (vom Arbeitgeber finanziert)

Abschnitt 4: Ausrüstung und Technologie

Liste aller genutzten Spezialausrüstungen oder Software (wichtig für das IT-Onboarding, wenn der Arbeitnehmer die Rolle wechselt).

Abschnitt 5: Vereinbartes Überprüfungsdatum

Anpassungen sollten regelmäßig überprüft werden (nicht entfernt – überprüft). Acas schlägt vor, regelmäßig zu sprechen – beispielsweise alle 6 Monate – und immer dann, wenn sich etwas ändert, wie ein Wechsel in eine neue Rolle, eine neue Arbeitsweise oder eine Veränderung in der Situation der Person.

Abschnitt 6: Unterschriften

Arbeitnehmer und Vorgesetzter unterzeichnen, um die Vereinbarung zu bestätigen. Dies schafft Rechenschaftspflicht, ohne belastend zu sein.

Wie man ein Pass-System implementiert

Schritt 1: Entwerfen Sie Ihre Vorlage

Halten Sie sie kurz. Vermeiden Sie medizinische Fachbegriffe. Machen Sie sie arbeitnehmergesteuert – der Arbeitnehmer füllt sie aus, der Vorgesetzter bestätigt gegenzeichnend.

Verwenden Sie ein bestehendes Modell wie den Civil Service Workplace Adjustment Passport, den NHS Health Passport, das TUC Modell für einen Behindertenpass oder den Health Adjustment Passport auf GOV.UK als Ausgangspunkt. Passen Sie die Sprache an Ihre Organisation an.

Schritt 2: Schulen Sie Linienvorgesetzte

Eine kurze Einführung mit folgenden Inhalten:

• Was ein Pass ist (und was nicht – es ist kein Performance-Management-Tool)
• Wie man mit einer Anfrage zum Ausfüllen eines Passes umgeht
• Was zu tun ist, wenn man einen direkten Mitarbeiter mit einem Pass übernimmt

Schritt 3: Kommunizieren Sie mit Mitarbeitern

Rahmen Sie es positiv: „Dies ist dein Dokument, und es reist mit dir." Vermeiden Sie die Darstellung als bürokratische Anforderung.

Kanäle: Intranet, Onboarding-Materialien, Disability ERG, Linienvorgesetzten-Briefings.

Schritt 4: Speichern Sie es sicher

Der Pass ist ein persönliches Dokument. Er sollte:

• Sicher gespeichert werden (nur HR und dem Arbeitnehmer zugänglich – nicht in einem gemeinsam genutzten Laufwerk des Teams)
• Nicht an neue Vorgesetzte ohne Zustimmung des Arbeitnehmers weitergegeben werden (der Arbeitnehmer sollte ihn selbst mit seinem neuen Vorgesetzten teilen)

Schritt 5: Überwachen Sie die Akzeptanz

Verfolgen Sie die Anzahl der genutzten Pässe (anonymisiert, Gesamtsumme). Wenn die Akzeptanz gering ist, ist das Bewusstsein wahrscheinlich der Engpass; wenn Pässe erstellt werden, Anpassungen aber immer noch zusammenbrechen, muss die Schulung der Vorgesetzten aufgefrischt werden.

Vorlage: Arbeitsplatz-Anpassungspass (Zusammenfassung)

ARBEITSPLATZ-ANPASSUNGSPASS

Name des Arbeitnehmers: ________________________
Stellenbezeichnung: _____________________________
Datum der Fertigstellung: _______________________

MEINE BEDÜRFNISSE (in meinen eigenen Worten):
[Arbeitnehmer füllt aus – einfache Sprache, keine medizinischen Details erforderlich]

VEREINBARTE ANPASSUNGEN:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

VERWENDETE AUSRÜSTUNG / SOFTWARE:
___________________________________

VEREINBARTES ÜBERPRÜFUNGSDATUM: _______________

Unterschrift des Arbeitnehmers: ___________________
Unterschrift des Linienvorgesetzten: ________________
HR-Referenz: _________________________

Rechtlicher Kontext

In Großbritannien müssen Arbeitgeber nach dem Equality Act 2010 rechtlich angemessene Anpassungen vornehmen. Ein Arbeitsplatz-Anpassungspass selbst ist ein Instrument der Best Practice, keine gesetzliche Anforderung. Es bietet jedoch eine schriftliche Akte, die zeigt:

• Der Arbeitgeber hat Anpassungen erwogen und vereinbart
• Der Arbeitnehmer hat sich mit dem einigten, was umgesetzt wurde
• Ein Überprüfungsprozess ist vorhanden

Acas rät dazu, Anpassungsanfragen schriftlich sowie mündlich zu dokumentieren, und eine klare Akte ist wertvoll, wenn ein Streit entstehen sollte.

Quellen: Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record; Acas — Reasonable adjustments at work; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service); DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff