Liste de contrôle pratique étape par étape pour l'intégration des ressources humaines couvrant les questionnaires d'adaptation avant le démarrage, la configuration informatique, l'évaluation de l'espace de travail, les préférences de communication et les procédures d'urgence.

Liste de contrôle d'intégration prête pour l'accommodation : Guide étape par étape pour les RH

Comment utiliser cette liste de contrôle

Cette liste de contrôle garantit que chaque nouveau salarié — quel que soit son handicap — bénéficie d'aménagements en place avant ou le jour de son arrivée. Utilisez-la comme élément standard de votre processus d'intégration pour tous les nouveaux salariés, pas seulement ceux qui révèlent un handicap. Cela normalise les aménagements et évite de stigmatiser les personnes.

4 semaines avant la date de début

Envoyer le questionnaire sur les besoins d'aménagement (voir le modèle ci-dessous) à tous les nouveaux salariés

Examiner les réponses et identifier les aménagements nécessaires

Contacter le salarié pour discuter des besoins spécifiques si les réponses du questionnaire nécessitent des clarifications

Commencer l'acquisition de tout équipement spécialisé (prévoir 2 à 4 semaines de délai)

Informer le salarié des financements externes : au Royaume-Uni, le salarié peut postuler pour l'Access to Work lui-même (jusqu'à 12 semaines avant le début) ; aux États-Unis, une agence de réadaptation professionnelle (VR) d'État peut aider

Réserver une évaluation du lieu de travail si le salarié a des besoins complexes

2 semaines avant la date de début

Confirmer les dates de livraison de l'équipement spécialisé

Configurer les systèmes informatiques pour l'accessibilité :

- [ ] Logiciel de lecteur d'écran installé et autorisé

- [ ] Paramètres d'affichage ajustés (taille de police, contraste, schéma de couleurs)

- [ ] Logiciel de reconnaissance vocale installé si nécessaire

- [ ] Alternatives au clavier et à la souris connectées

Préparer l'espace de travail :

- [ ] Bureau réglable en hauteur confirmé avec le bon réglage

- [ ] Chaise adaptée aux besoins du salarié

- [ ] Espace de circulation adéquat pour fauteuil roulant si applicable

- [ ] Proximité des toilettes accessibles et des sorties

Briefer le responsable hiérarchique sur le plan d'aménagement (avec le consentement du salarié)

Briefer le collègue mentor sur les ajustements pertinents (avec le consentement du salarié)

Élaborer un Plan d'évacuation personnalisé en cas d'urgence (PEEP) si nécessaire

Préparer les documents d'intégration dans les formats accessibles :

- [ ] Versions en gros caractères ou numériques disponibles

- [ ] Vidéos de formation sous-titrées

- [ ] Documents compatibles avec les lecteurs d'écran

1 semaine avant la date de début

Confirmer que tout l'équipement est en place et a été testé

Envoyer l'itinéraire de la première semaine au format préféré du salarié

Confirmer les arrangements de stationnement accessible ou de transport

S'assurer que l'accès au bâtiment (carte d'accès, codes) fonctionne pour les parcours accessibles

Briefer la réception/la sécurité sur les arrangements d'arrivée

Premier jour

Une personne désignée accueille le salarié à une entrée accessible

Visite du lieu de travail couvrant les installations accessibles

Démonstration de l'équipement et ajustements

Présentation du PEEP (si applicable)

Introduction du collègue mentor

Accès informatique confirmé fonctionnant avec la technologie d'assistance

Vérification en fin de journée : « Tout fonctionne-t-il ? Y a-t-il quelque chose à ajuster ? »

Première semaine

Vérifications quotidiennes brèves (5 minutes, non intrusives)

Confirmer que tous les documents de formation sont accessibles

Surveiller l'efficacité de l'aménagement

Aborder immédiatement tout obstacle imprévu

Modèle de questionnaire sur les besoins d'aménagement

Envoyez ceci à TOUS les nouveaux salariés (normalise le processus) :

« Nous voulons nous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour faire un excellent travail. Veuillez nous informer si vous avez besoin des ajustements suivants :

Espace de travail : (p. ex., bureau réglable en hauteur, chaise spécifique, espace calme, proximité des installations)
Technologie : (p. ex., lecteur d'écran, reconnaissance vocale, grossissement, clavier/souris alternatif)
Communication : (p. ex., instructions écrites préférées, ordres du jour des réunions à l'avance, interprète en langue des signes)
Horaire : (p. ex., heures de début flexibles, pauses régulières, jours de travail à distance)
Environnement : (p. ex., ajustements d'éclairage, réduction du bruit, préférences de température)
Autre : (veuillez décrire)

Toutes les réponses sont confidentielles et ne sont partagées qu'avec les personnes impliquées dans la mise en place de votre espace de travail. Si vous préférez en discuter en personne, veuillez contacter [nom RH] à [email/téléphone]. »

Ressources

Job Accommodation Network (JAN) : askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN) : askearn.org
Access to Work (Royaume-Uni) : gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum : businessdisabilityforum.org.uk

Liste de contrôle d'intégration adaptée aux aménagements : Un guide étape par étape pour les RH